Цифрова трансформація та підвищення ефективності управління на місцях є пріоритетним напрямком розвитку громад. У межах цих ініціатив, локальні адміністратори системи електронного документообігу (СЕД) територіальних громад Львівської області нещодавно взяли участь у серії спеціалізованих навчань. Основною метою цих тренінгів було забезпечення максимальної ефективності процесу супроводу та адміністрування системи е-документообігу, що є ключовим для сучасного функціонування місцевого самоврядування.

Ретельний аналіз роботи територіальних громад Львівщини у СЕД, проведений управлінням з питань цифрового розвитку Львівської обласної військової адміністрації (ОВА), виявив нагальну потребу у вдосконаленні знань та практичних навичок саме локальних системних адміністраторів. Саме ці фахівці відповідають за правильну та ефективну організацію процесу ведення електронного документообігу безпосередньо у своїх громадах. Для точного визначення проблемних зон, було проведено опитування щодо найбільш поширених труднощів, які виникають під час роботи та адміністрування цифрової системи.

З урахуванням отриманих даних, управління з питань цифрового розвитку Львівської ОВА організувало та успішно провело 6 комплексних тренінгів. До цих навчань долучилися 55 учасників з 51 територіальної громади Львівщини, які щоденно працюють в системі електронного документообігу та виконують критично важливі функції адміністраторів та реєстраторів системи. Від Старосамбірської міської ради, наприклад, участь у тренінгу взяв начальник загального відділу Юрій Леус, що підкреслює важливість заходу для кожної громади та їхнього цифрового розвитку.

Впродовж трьох насичених днів адміністраторів СЕД інтенсивно навчали основним аспектам налаштування цієї сучасної системи. Програма охоплювала такі ключові теми, як:

• Створення користувача СЕД та призначення на відповідну посаду;
• Створення та деталізоване налаштування журналів та томів журналів;
• Формування та налаштування виду документа для різних потреб;
• Ефективна робота з організаційною структурою системи;
• Робота з функціоналом «Обмін документами» для оптимізації взаємодії;
• Створення та використання шаблонів для стандартизації процесів.

Начальник управління з питань цифрового розвитку Львівської ОВА Максим Столярчук наголосив на стратегічному баченні цих ініціатив: «В цілому, наша мета полягає не лише у впровадженні передових технологічних рішень, а й у системній підтримці громад у їхньому всебічному цифровому розвитку. Ми глибоко усвідомлюємо, що успіх будь-яких цифрових ініціатив залежить від комплексного підходу та тісної партнерської взаємодії між різними зацікавленими сторонами. Саме тому ми постійно вдосконалюємо програми супроводу, які цілеспрямовано спрямовані на навчання та активний обмін цінним досвідом з громадами щодо ефективного використання цифрових технологій».

Варто додати, що впровадження та подальший розвиток електронного документообігу в територіальних громадах Львівщини є вагомим кроком. Це не тільки сприяє значному підвищенню якості управління на місцевому рівні, але й веде до формування цілісної та інтегрованої електронної системи документообігу в масштабах усієї області. Окрім цих глобальних переваг, використання електронного документообігу несе й низку конкретних практичних вигод, серед яких:

– Можливість додавання в документ, крім текстової інформації, різноманітних мультимедійних даних, що розширює функціонал;

– Можливість ефективного використання заздалегідь заготовлених форм та шаблонів, що прискорює роботу;

– Висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес одночасно, що є критично важливим для оперативності;

– Суттєва економія паперу та інших канцелярських витрат, що позитивно впливає на екологію та бюджет;

– Висока компактність архівування документів, що вирішує проблеми зберігання;

– Висока швидкість пошуку та миттєвого одержання необхідної інформації, що оптимізує робочі процеси;

– Можливість надійного захисту документів від несанкціонованого доступу та чітке розмежування прав доступу співробітників до інформації, забезпечуючи безпеку даних;

– Значна економія коштів, призначених для купівлі копіювально-розмножувальної техніки та витратних матеріалів до неї, а також оплати послуг поштової доставки. Це свідчить про економічну ефективність переходу на електронний документообіг.