З 10 червня 2021 року в Україні розпочався процес переведення паперових документів у електронний формат. Це нововведення стосується і трудових книжок: відтепер усі відомості про трудовий стаж заносяться до реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України (ПФУ). Іншими словами, паперова трудова книжка поступово замінюється електронною. Однак, багато українців досі не знають, що таке оцифрування трудової книжки, хто має це зробити та до якого терміну необхідно встигнути.

Раніше ми вже розповідали про майбутнє пенсій в Україні, де експерт прогнозував можливі проблеми з виплатами.

Як здійснити оцифрування трудової книжки в Україні та коли це необхідно зробити

Основна мета оцифрування трудової книжки – це забезпечення збереження даних. В електронному вигляді інформація є більш захищеною та зручною для доступу з будь-якої точки світу, де є доступ до інтернету. В умовах війни, коли ризик втрати важливих документів зростає, ця функція стає особливо актуальною.

Крім того, електронна трудова книжка має такі переваги:

• Спрощує процес оформлення пенсії та соціальних виплат.
• Усі записи підтверджуються електронним підписом, що унеможливлює підробки.
• У майбутньому планується використання електронної трудової для автоматичного призначення пенсій.

Процес оцифрування трудової книжки має бути завершений до 10.06.2026 року. Це можна зробити двома способами: через роботодавця, який зобов’язаний подати відомості про стаж своїх працівників до ПФУ до зазначеного терміну, або самостійно.

Як оцифрувати трудову книжку через роботодавця:

• Ваш роботодавець має відсканувати або сфотографувати всі сторінки трудової книжки з наявними записами.
• Далі він заповнює відповідну електронну форму на сайті ПФУ.
• Після цього форма підтверджується його цифровим підписом.

Ви також маєте можливість провести оцифрування самостійно.

Як самостійно оцифрувати трудову книжку

Щоб перевести власну паперову трудову книжку в електронний формат, виконайте наступні кроки:

• Зареєструйтеся на порталі ПФУ, використовуючи електронний підпис або BankID.
• Відскануйте або сфотографуйте всі сторінки вашої трудової книжки, які містять записи.
• Заповніть онлайн-форму на сайті, внесіть необхідні особисті дані та додайте всі відскановані документи або фотографії.

Переконайтеся, що всі зображення є чіткими, а записи на них легко читаються. Після того, як ваша трудова книжка буде успішно оцифрована, паперова версія втратить свою актуальність.

Можливо, вас також зацікавить інформація про нові правила щодо пенсій в Україні.