Оцифрування трудової книжки – це найпростіший спосіб зберегти важливу інформацію про вашу трудову діяльність. Це особливо корисно під час оформлення пенсії. Щоб процес оцифрування пройшов гладко, важливо перевірити правильність заповнення вашої трудової книжки перед поданням скан-копій на вебпортал Пенсійного фонду України. Ось кілька важливих кроків, які допоможуть вам у цьому.

Крок 1. Перевірка правильності написання особистих даних:

– Ваше прізвище, ім’я та по батькові (ПІБ) повинні бути вказані повністю, без будь-яких скорочень чи заміни імені/по батькові на ініціали.

– Дата народження повинна повністю відповідати інформації, зазначеній у вашому паспорті.

Особливу увагу слід приділити оформленню записів про зміну ПІБ:

– Ваше попереднє прізвище (найчастіше це стосується жінок) має бути закреслено однією рискою, а поруч вказано нове прізвище.

– На внутрішній стороні обкладинки обов’язково повинна бути вказана інформація про документ, на підставі якого було виправлено запис (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження або свідоцтво про шлюб), а також його реквізити: номер і дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом уповноваженої особи установи та печаткою.

Крок 2. Перевірка наявності необхідних підписів та печаток на першій сторінці (титульному аркуші) вашої трудової книжки:

– Наявність вашого особистого підпису як власника трудової книжки.

– Підпис особи, яка відповідала за видачу трудових книжок на підприємстві.

– Наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), де була заповнена трудова книжка (обов’язково, якщо трудова книжка була оформлена після 1 січня 1975 року).

Крок 3. Уважно перевірте всі записи в розділі «Відомості про роботу»:

– У записах про прийняття та звільнення з роботи повинна бути вказана точна дата початку виконання роботи, повна назва підприємства, організації чи установи, назва вашої посади або професії, а також номери та дати наказів про прийняття/звільнення.

– Якщо під час вашої роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням відповідного розпорядчого акту, його дати та номера.

– Записи про звільнення або переведення повинні бути здійснені у повній відповідності до чинного законодавства з обов’язковим посиланням на відповідну статтю закону.

– Усі записи про звільнення повинні бути засвідчені печатками.