Підтвердити трудовий стаж можуть допомогти різні документи, що містять відомості про періоди роботи. Це можуть бути:

• довідки підприємства, установи, організації;
• виписки з наказів про прийняття, переведення, звільнення;
• особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати;
• посвідчення та характеристики з місця роботи;
• трудові договори та угоди з відмітками про їх виконання;
• інші документи, що безпосередньо чи опосередковано підтверджують періоди трудової діяльності.

За цими документами слід звертатися до відповідних установ за місцем роботи, служби, навчання або до архівних установ, якщо підприємство було ліквідовано.

Як додатковий доказ стажу можуть бути прийняті членські квитки профспілок. Цими квитками підтверджуються ті періоди роботи, за які є позначки про своєчасну сплату членських внесків.

Якщо документальні підтвердження стажу отримати неможливо, наприклад, через військові дії, аварії, катастрофи, стихійні лиха, ліквідацію підприємства або відсутність архівних даних з інших поважних причин, трудовий стаж встановлюється на підставі показань двох і більше свідків. Ці свідки повинні знати заявника щодо спільної з ним роботи на одному підприємстві, в установі чи організації.

Для підтвердження стажу на підставі показань свідків необхідно звертатися до Пенсійного фонду України. Важливо зазначити, що свідки мають надати уповноваженій особі Пенсійного фонду наступні документи: паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків та трудову книжку.

У випадку, коли підприємства, установи або їх правонаступники розміщувалися на тимчасово непідконтрольних Уряду України територіях, або їх майно (документи) пошкоджено чи знищено внаслідок воєнних дій, підтвердження трудового стажу також здійснюється на підставі показів свідків. Додатково, якщо потрібні дані з 01.07.2000 року, можна звернутися до територіального органу Пенсійного фонду України для отримання витягу з Реєстру застрахованих осіб через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду або скористатися Єдиним державним вебпорталом електронних послуг Порталу Дія. Це значно спрощує процес.

Періоди роботи в особистому селянському господарстві зараховуються до стажу за умови підтвердження сплати страхових внесків. Доказами можуть слугувати платіжні доручення, квитанції установ банків, документи, що підтверджують поштовий переказ, або інформація від Пенсійного фонду України про сплату страхових внесків.

Періоди провадження фізичною особою підприємницької діяльності зараховуються до трудового стажу за умови підтвердження сплати страхових внесків. Це можуть бути платіжні доручення, квитанції банків, документи, що підтверджують поштовий переказ, або інформація Пенсійного фонду України про сплату страхових внесків. У випадку застосування спрощеної системи оподаткування, фіксованого податку, спеціального торгового патенту підтвердженням є свідоцтво про сплату єдиного податку, спеціальний торговий патент, а також платіжні документи про їх придбання та дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Період роботи засуджених також зараховується до трудового стажу. Для цього потрібні платіжні доручення, квитанції банківських установ, документи щодо поштових переказів, або інша інформація, що підтверджує сплату страхових внесків до Пенсійного фонду України, надана установою виконання покарань. Важливо, щоб було зазначено, що особа підлягала загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню.

Якщо Пенсійний фонд письмово відмовив у зарахуванні страхового стажу або вирішив не зараховувати певні періоди, ви маєте право звернутися до суду. Підтвердження трудового стажу для призначення пенсії може відбутися на підставі рішення суду про визнання протиправним і скасування рішення Пенсійного фонду, а також зобов’язання вчинити певні дії, які забезпечать відновлення ваших прав.

Система БПД має успішний досвід у справах, пов’язаних з підтвердженням трудового стажу. Наприклад, чоловік з Херсонщини, Анатолій, не міг підтвердити 2 роки стажу через виправлення у трудовій книжці та викрадені архіви. Юрист БПД підготував позовну заяву до суду та залучив свідків, які підтвердили його роботу. Суд задовольнив позов, встановивши факт роботи. Інший випадок стосувався Лілії Олександрівни, яка 20 років намагалася збільшити розмір пенсії, оскільки Пенсійний фонд не зараховував майже 9 років страхового стажу. Юристи БПД подали позов, і суд визнав дії Пенсійного фонду протиправними, зобов’язавши зарахувати спірні періоди та перерахувати пенсію. Ці історії демонструють важливість та ефективність кваліфікованої юридичної допомоги у складних ситуаціях з підтвердженням стажу.

З 10 червня 2021 року в Україні запроваджено електронні трудові книжки, які є цифровим аналогом паперових документів. Це важливий крок для забезпечення збереження даних про страховий стаж. Оцифрувати можна будь-які документи, що підтверджують ваш страховий стаж: трудову книжку, документи про освіту, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо. Скан-копії документів можна подати через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду, що може зробити як роботодавець, так і сам працівник. Процес оцифрування трудових книжок триватиме до 2026 року, і його завершення значно мінімізує ризики втрати важливої інформації про трудову діяльність.