Е-нотаріат – це революційний крок у цифровій трансформації державних сервісів в Україні, який відкриває принципово нові можливості як для нотаріусів, так і для пересічних громадян. Основною метою удосконалення цієї ключової сфери правових послуг є не лише спрощення та прискорення обігу документів, а й суттєве посилення безпеки інформації, забезпечення її надійного збереження та посилення контролю за нотаріальними діями. Впровадження системи Е-нотаріат також покликане радикально скоротити бюрократичні процедури та підвищити доступність якісних правових послуг для кожного українця. Ця інноваційна платформа відображає стратегічні пріоритети країни у розбудові цифрової держави.

Централізована система Е-нотаріат забезпечує безперебійний цілодобовий доступ до широкого спектру сервісів, що є вирішальним для сучасної динамічної взаємодії. Вона дозволяє здійснювати швидку та ефективну обробку даних, безпечно завантажувати копії важливих документів та формувати нотаріальні акти з унікальним QR-кодом. Це значно спрощує верифікацію та підвищує довіру до електронних документів. За успішну розробку, інтеграцію та подальший розвиток цієї надважливої державної системи відповідають два ключові відомства – Міністерство юстиції України та Міністерство цифрової трансформації України, їхня спільна робота гарантує високий рівень надійності та функціональності Е-нотаріату.

До основних складових Системи Е-нотаріату належать:

• Електронне робоче місце користувача: Інтуїтивний інтерфейс для зручної роботи нотаріусів та доступу громадян.
• Електронний нотаріальний архів: Забезпечує надійне зберігання всіх електронних нотаріальних документів та актів, гарантуючи їх цілісність та доступність.
• Електронний реєстр нотаріальних дій: Централізований облік усіх вчинених нотаріальних дій, що підвищує прозорість та контроль.
• Єдиний реєстр довіреностей: Дозволяє швидко перевіряти статус та чинність довіреностей.
• Єдиний реєстр нотаріусів: Інформація про всіх діючих нотаріусів України.
• Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів: Контроль за використанням бланків, що запобігає шахрайству.
• Спадковий реєстр: Спрощує процедури оформлення спадщини та пошуку спадкових справ.

Крім того, Система Е-нотаріат покликана забезпечити функціонування широкого ряду можливостей, які значно розширюють її функціонал та інтеграцію у державні цифрові сервіси. Це включає: електронну інформаційну взаємодію між Системою Е-нотаріату та іншими єдиними та державними реєстрами, інформаційно-комунікаційними системами, держателем яких є Міністерство юстиції, а також різноманітними реєстрами, кадастрами та базами даних інших державних органів та установ. Завдяки цій інтеграції, Е-нотаріат стає центральним вузлом для обміну юридично значущою інформацією.

Система надає спрощений доступ до всіх своїх складових, що робить її зручною для широкого кола користувачів. Вона дозволяє формувати та вести встановлену законодавством статистичну звітність, а також генерувати детальну звітну та аналітичну інформацію для моніторингу та оцінки ефективності нотаріальних послуг. Важливою функцією є також ведення довідників, що містяться в складових Системи Е-нотаріату, що забезпечує актуальність та точність даних.

Е-нотаріат також забезпечує формування, передачу/прийняття та оброблення всієї інформації, необхідної для вчинення будь-якої нотаріальної дії, що значно оптимізує процеси. Користувачі можуть легко завантажувати скановані копії нотаріальних документів, викладених як на спеціальних бланках, так і без їх використання, що забезпечує повну гнучкість. Збереження завантажених сканованих копій нотаріальних/прирівняних до нотаріально посвідчених документів у складових Системи Е-нотаріату гарантує їх довгострокове та безпечне зберігання. Формування нотаріального/прирівняного до нотаріально посвідченого документа з QR-кодом є сучасною функцією, яка підвищує довіру та спрощує перевірку автентичності.

Крім того, система надає можливості для ефективного здійснення функцій контролю відповідно до чинного законодавства, а також дозволяє проводити аудіо- та відеоконференції в режимі реального часу з використанням програмних засобів інформаційно-комунікаційних систем, що розширює дистанційні можливості для громадян. Отже, впровадження даного експериментального проєкту Е-нотаріат є однією зі стратегічних цілей Міністерства юстиції та Міністерства цифрової трансформації. Робота Системи Е-нотаріату наразі успішно тестується в межах міста Київ, і незабаром заплановано її повномасштабне виведення на загальнодержавний рівень, що зробить цифрові нотаріальні послуги доступними для всієї України.