Для успішного подання звітності використовуйте один особистий ключ кваліфікованого електронного підпису

У сучасному світі цифровізації, ефективна взаємодія з державними органами є ключовою для будь-якого платника податків. Одним з найважливіших інструментів такої взаємодії є кваліфікований електронний підпис (КЕП), який забезпечує безпеку, достовірність та юридичну силу електронних документів. Щоб оптимізувати процес подання податкової звітності та уникнути непорозумінь, важливо розуміти базові правила його використання, зокрема принцип «єдиного ключа».

Управління податкових сервісів Державної податкової служби (ДПС) у Волинській області звертає увагу, що для подачі електронних документів до контролюючого органу платник податків зобов’язаний визначити та використовувати виключно один особистий ключ КЕП. Це положення регламентується абзацом 4 пункту 1 Розділу ІІІ «Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами», що був затверджений наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 (із змінами).

Згідно з цим порядком, керівник підприємства або уповноважена особа, яка надає електронний підпис на електронні документи для передачі до ДПС, має використовувати той особистий ключ, кваліфікований сертифікат якого був першим зареєстрований у контролюючому органі через будь-який електронний документ або відповідне повідомлення про надання інформації щодо КЕП.

Після надсилання першого електронного документа, інформація про використаний електронний цифровий підпис (ЕЦП) фіксується в контролюючому органі. Надалі, до закінчення терміну дії цього ЕЦП, суб’єкт господарювання має право використовувати виключно його для підписання та надсилання всіх подальших документів до ДПС. Це забезпечує єдність і послідовність електронного документообігу, мінімізуючи ризики шахрайства та спрощуючи ідентифікацію платника податків.

Однак, у житті трапляються різні обставини, які можуть унеможливити використання основного ключа. У випадку пошкодження КЕП, втрати пароля до нього, або інших непередбачених ситуацій, платник податків має чіткий алгоритм дій. Існує два основні способи врегулювання такої проблеми:

1. Надати інформацію щодо нового кваліфікованого сертифіката електронного підпису. Це можна зробити за допомогою «Повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП» (код форми J/F1391103). Це дозволить контролюючому органу оновити дані про ваш активний ключ.
2. Скасувати діючий ЕЦП, яким було надіслано перший документ, та подати до контролюючого органу документи за допомогою нового кваліфікованого сертифіката підпису. У разі необхідності, новий ключ може бути офіційно зафіксований шляхом подачі «Запиту про стан розрахунків з бюджетом» (код форми J/F 1300204). Цей метод забезпечує повне оновлення інформації про ваш основний ключ для подання звітності.

Дотримання цих правил є запорукою безперебійної та юридично коректної подачі податкової звітності. У разі виникнення будь-яких питань стосовно подачі звітності в електронному вигляді, звертайтеся до Головного управління ДПС у Волинській області за телефоном (0332) 777113. Також, якщо у вас є пропозиції або зауваження щодо подачі звітності засобами телекомунікаційного зв’язку, просимо залишати їх за посиланням: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe3nX7OJwFl9wun_DD9BoV9laoprTAI-eVRS7l9-Humhws5XQ/viewform?usp=dialog