В епоху цифровізації, подання звітності до контролюючих органів вимагає використання сучасних та надійних інструментів. Одним з таких є кваліфікований електронний підпис (КЕП), який став невід’ємною частиною взаємодії платників податків з державою. Для забезпечення коректності та безпеки цього процесу, кожен платник податків повинен визначити та використовувати лише один особистий ключ КЕП для подачі всієї звітності. Про це нагадують в управлінні податкових сервісів Головного управління ДПС у Волинській області, підкреслюючи важливість дотримання встановлених правил.

Це положення регулюється абзацом 4 пункту 1 Розділу ІІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, який був затверджений наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 (зі змінами). Згідно з цим порядком, керівник підприємства або фізична особа-підприємець зобов’язані використовувати саме той особистий ключ кваліфікованого електронного підпису, кваліфікований сертифікат якого було вперше надано до контролюючого органу. Це може відбутися через перший надісланий електронний документ або через спеціальне повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті.

При надсиланні платником податків першого електронного документа, контролюючий орган автоматично фіксує інформацію щодо електронного цифрового підпису (ЕЦП), який був використаний. Це створює свого роду «прив’язку» до конкретного ключа. У подальшому, до завершення терміну дії даного ЕЦП, суб’єкт господарювання має використовувати виключно цей ключ для підписання та надсилання всіх документів до контролюючого органу. Це правило забезпечує цілісність, автентичність та невідмовність електронного документообігу, що є критично важливим для податкової системи.

Однак, у житті трапляються різні обставини, які можуть унеможливити використання зафіксованого кваліфікованого електронного підпису. Це може бути пошкодження самого ключа, втрата пароля до нього, або інші технічні проблеми. У таких випадках платникам податків доступні два основні шляхи для відновлення можливості подання звітності:

1. Надання інформації щодо нового кваліфікованого сертифіката: це здійснюється за допомогою Повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП (код форми J/F1391103). Цей документ інформує податкову службу про те, що платник податків змінив свій ключ кваліфікованого електронного підпису і тепер буде використовувати новий.

2. Скасування старого ЕЦП та подання нового документа: платник податків може скасувати дію ЕЦП, яким було надіслано перший документ, а потім подати будь-який документ до контролюючого органу за допомогою нового кваліфікованого сертифіката підпису. Якщо виникає потреба зафіксувати новий ключ, це можна зробити шляхом подачі Запиту про стан розрахунків з бюджетом (код форми J/F 1300204). Цей запит, підписаний новим КЕП, автоматично оновлює інформацію про діючий ключ в системі ДПС.

У разі виникнення будь-яких питань, що стосуються подачі звітності в електронному вигляді або використання кваліфікованого електронного підпису, фахівці Головного управління ДПС у Волинській області завжди готові надати кваліфіковану допомогу. Звертайтесь за телефоном (0332) 777113.

Окрім того, якщо у вас є пропозиції чи зауваження щодо функціонування системи подачі звітності засобами телекомунікаційного зв’язку, просимо залишати їх за посиланням: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe3nX7OJwFl9wun_DD9BoV9laoprTAI-eVRS7l9-Humhws5XQ/viewform?usp=dialog

« повернутися