В епоху діджиталізації та електронного документообігу, коректна подача електронної звітності до контролюючих органів є ключовим аспектом для будь-якого платника податків. Ефективне використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) забезпечує не лише оперативність, але й юридичну значущість поданих документів. Саме тому, як зазначають фахівці управління податкових сервісів Головного управління ДПС у Волинській області, для подачі податкової звітності необхідно чітко визначити та використовувати один особистий ключ КЕП.

Ця вимога ґрунтується на положеннях абзацу 4 пункту 1 Розділу ІІІ «Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 (із змінами). Згідно з цим порядком, керівник підприємства зобов’язаний для надання кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису на електронні документи, що передаються до контролюючого органу, використовувати виключно той особистий ключ, кваліфікований сертифікат якого був наданий до ДПС першим електронним документом або відповідним повідомленням про надання інформації щодо КЕП. Це правило має на меті уніфікацію процесу та підвищення безпеки електронного документообігу, забезпечуючи однозначну ідентифікацію особи, яка здійснює подачу документів.

При першій взаємодії платника податків з контролюючим органом шляхом надсилання будь-якого електронного документа, система автоматично фіксує інформацію про електронний цифровий підпис (ЕЦП), який був використаний. Це означає, що надалі, до закінчення терміну дії цього КЕП, суб’єкт господарювання зобов’язаний використовувати саме його для підписання та надсилання всіх подальших документів до ДПС. Це правило запобігає несанкціонованій зміні ключів та забезпечує цілісність системи електронної звітності.

Однак, життя непередбачуване, і можуть виникнути ситуації, коли використання обраного ключа стає неможливим – наприклад, через пошкодження носія КЕП, втрату пароля або інші форс-мажорні обставини. У таких випадках платникам податків надаються чіткі інструкції щодо подальших дій:

1. Необхідно надати інформацію про новий кваліфікований сертифікат електронного підпису. Це можна зробити за допомогою Повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП (код форми J/F1391103). Це дозволить контролюючому органу оновити дані про ваш активний КЕП.
2. Альтернативним варіантом є скасування попереднього КЕП, яким було надіслано перший документ, та подача до контролюючого органу будь-якого документа за допомогою нового кваліфікованого сертифіката підпису. Якщо потрібно підтвердити фіксацію нового ключа, можна подати Запит про стан розрахунків з бюджетом (код форми J/F 1300204).

Для отримання додаткових консультацій та вирішення питань, що стосуються подачі електронної звітності, платники податків можуть звертатися безпосередньо до Головного управління ДПС у Волинській області за телефоном: (0332) 777113. Це забезпечить своєчасну та кваліфіковану допомогу уникнути можливих труднощів.

Крім того, задля постійного вдосконалення сервісів подачі звітності засобами телекомунікаційного зв’язку, ДПС запрошує платників податків активно залишати свої пропозиції та зауваження за посиланням: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe3nX7OJwFl9wun_DD9BoV9laoprTAI-eVRS7l9-Humhws5XQ/viewform?usp=dialog. Ваш відгук є важливим для оптимізації роботи податкових сервісів та створення більш зручного та ефективного середовища для всіх суб’єктів господарювання.

« повернутися