ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА: ВІДПОВІДІ НА НАЙВАЖЛИВІШІ ЗАПИТАННЯ

1. Що таке електронна трудова книжка?

Електронна трудова книжка – це сучасний цифровий формат вашої трудової історії, що зберігається в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування. Вона є повним аналогом традиційної паперової версії, але забезпечує вищий рівень безпеки та доступності даних.

2. Коли паперові трудові книжки стануть електронними і навіщо це потрібно?

Законодавство України передбачає повний перехід до електронного формату трудових книжок до 10 червня 2026 року. Цей п’ятирічний перехідний період, який розпочався 10 червня 2021 року відповідно до Закону України №1217-IX, має на меті:

• Захист інформації: Оцифрування гарантує надійне збереження даних про трудовий стаж, особливо за періоди до 2004 року, унеможливлюючи втрату чи пошкодження паперових документів.
• Спрощення процедур: Електронні трудові книжки автоматизують процес нарахування пенсій, усуваючи необхідність особистих візитів до Пенсійного фонду України та зменшуючи бюрократичні перешкоди.
• Запобігання втраті стажу: Завчасно оцифровані дані в цифровому реєстрі мінімізують ризики проблем з підтвердженням трудового стажу в майбутньому, що безпосередньо впливає на розмір майбутніх пенсійних виплат.
• Прозорість та доступність: Кожен працівник може в будь-який час переглянути інформацію про свій страховий стаж в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, забезпечуючи повний контроль над своєю трудовою біографією.
• Оптимізація документообігу: Після оцифрування паперова трудова книжка повертається працівникові. Це значно спрощує ведення кадрового обліку на підприємствах та скасовує необхідність її зберігання.

3. Що робити з паперовою трудовою книжкою після переходу на електронний формат?

Після оцифрування Пенсійним фондом України, роботодавець зобов’язаний особисто вручити працівникові паперову трудову книжку під підпис. Працівникам рекомендується порівняти дані, відображені в їхньому особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду, з записами у паперовій книжці. У разі виявлення неточностей чи розбіжностей, слід негайно звернутися до органів Фонду. Важливо пам’ятати, що на вимогу працівника, роботодавець і надалі зобов’язаний вносити до паперової трудової книжки записи про працевлаштування, переведення, звільнення, заохочення та досягнення.

4. Що буде, якщо трудову книжку не оцифрують до 10 червня 2026 року?

Закон України №1217-IX (пункт 6) визначає, що страховий стаж обчислюється за даними Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Для періодів, за які дані не були внесені до реєстру, обчислення стажу відбувається відповідно до законодавства, що діяло раніше. Це означає, що після 10 червня 2026 року, при призначенні пенсійних виплат, будуть враховуватися записи з паперової трудової книжки, яку надасть заявник, якщо відповідні дані не були внесені до електронного реєстру.

5. Які документи можуть бути внесені до електронної трудової книжки?

До електронної трудової книжки можуть бути внесені дані, що підтверджують страховий стаж. Це охоплює інформацію як із самої паперової трудової книжки, так і з інших документів, що засвідчують стаж, згідно з Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній (постанова КМУ № 637). До таких документів належать трудові договори, військовий квиток, диплом про освіту, свідоцтво про народження дитини (для жінок), довідки про підтвердження стажу тощо.

6. Хто і як може вносити дані до електронної трудової книжки?

Внесення даних може здійснюватися як працівником, так і роботодавцем. Працівник може зробити це самостійно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ) або особисто звернувшись до сервісного центру Фонду. Роботодавець вносить дані шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника. Детальніше цей процес описано в «Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника…» (постанова правління ПФУ №11-1). Відомості подаються до територіального органу ПФУ працівником особисто або через вебпортал, з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису.

7. Як перевірити, чи моя трудова книжка вже оцифрована?

Перевірити статус оцифрування вашої трудової книжки можна на вебпорталі електронних послуг ПФУ. У вашому особистому кабінеті перейдіть до розділу «Електронна трудова книжка» / «Дані ЕТК» / «Відцифрована ЕТК».

8. Скільки найманих працівників зареєстровано на підприємствах Хмельницької області?

Станом на 01.10.2025, на підприємствах та в організаціях Хмельницької області зареєстровано 239 354 найманих працівники, які отримують грошове забезпечення.

9. Яка частка працівників в області вже перейшла на електронні трудові книжки?

Станом на 01.10.2025, 117 597 застрахованих осіб у Хмельницькій області (49% від загальної кількості) вже мають оформлені електронні трудові книжки.