💻Електронна трудова книжка: Ваші запитання – наші відповіді📖

1. Що таке електронна трудова книжка?
👉Електронна трудова книжка – це сучасний цифровий аналог традиційної паперової трудової книжки. Вся інформація про ваш трудовий стаж зберігається у спеціальному реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Це гарантує надійне зберігання ваших даних.

2. До якої дати потрібно перевести паперові трудові книжки в електронний формат і навіщо?
📆Кінцевий термін для переведення паперових трудових книжок в електронний формат – 10 червня 2026 року. Цей п’ятирічний перехідний період, започаткований Законом України від 05.02.2021 №1217-IX, стартував 10 червня 2021 року. Метою цього важливого кроку є:

✔Захист даних: Оцифрування надійно зберігає інформацію про трудовий стаж, особливо дані, внесені до 2004 року, унеможливлюючи втрату чи пошкодження паперових документів.

✔Спрощення процедур: Перехід на електронні трудові книжки дозволить автоматично нараховувати пенсії, усуваючи необхідність особистих візитів до Пенсійного фонду України. Це суттєво полегшує процес для громадян і зменшує бюрократичне навантаження.

✔Уникнення втрати стажу: Завчасно оцифровані дані в цифровому реєстрі запобігають можливим проблемам з підтвердженням стажу в майбутньому, що безпосередньо впливає на розмір майбутніх пенсійних виплат.

✔Прозорість і доступність: Працівник має можливість у будь-який час перевірити інформацію про свій страховий стаж в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Це забезпечує повний контроль над власною трудовою історією.

✔Оптимізація роботи: Після оцифрування паперова трудова книжка повертається власнику. Це спрощує кадровий документообіг підприємств та скасовує необхідність її зберігання.

3. Що робити з паперовою трудовою книжкою після 10 червня 2026 року?
✍Після того, як Пенсійний фонд України успішно оцифрує вашу трудову книжку, роботодавець зобов’язаний видати вам паперовий документ особисто під підпис. Рекомендується ретельно порівняти дані в електронному кабінеті Пенсійного фонду України з записами у вашій паперовій книжці. У разі виявлення неточностей або розбіжностей, слід негайно звернутися до органів Фонду.

📌Важливо пам’ятати, що на вимогу працівника, роботодавець і надалі зобов’язаний вносити до паперової трудової книжки, що зберігається у працівника, відповідні записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та нагороди за досягнення у роботі.

4. Які наслідки, якщо трудову книжку не оцифрують до 10 червня 2026 року?
⚖Згідно з пунктом 6 Закону України від 05.02.2021 №1217-IX, страховий стаж обчислюватиметься на основі даних, що містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. За періоди, які не були внесені до цього реєстру, стаж визначатиметься за законодавством, що діяло раніше.

📌Це означає, що після 10 червня 2026 року, при визначенні права на пенсійні виплати, враховуватимуться записи з паперової трудової книжки, яку надасть заявник, якщо відповідні дані не були внесені до електронного реєстру.

5. Які дані можуть бути внесені до електронної трудової книжки?
👉До електронної трудової книжки вносяться дані, що підтверджують страховий стаж. Це може бути інформація як з паперової трудової книжки, так і з інших документів, що підтверджують стаж, згідно з Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній (постанова КМУ № 637 від 12.08.1993 р.). Сюди входять: трудові договори, військовий квиток, диплом про навчання, свідоцтво про народження дитини (для жінок), довідки про підтвердження стажу тощо.

6. Хто і як має вносити дані до електронної трудової книжки?
Внесенням даних до електронної трудової книжки можуть займатися як сам працівник, так і роботодавець:

🔸Працівник: може самостійно внести дані через вебпортал електронних послуг ПФУ або звернувшись до найближчого сервісного центру фонду.

🔸Роботодавець: здійснює внесення шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника. Ця процедура детально регламентована «Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника…» (постанова правління ПФУ №11-1 від 12.03.2021).

✍Відповідно до пункту 4 цього Порядку, відомості про трудову діяльність подаються до територіального органу Пенсійного фонду України працівником особисто або через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі, з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису. Це може зробити сам працівник, страхувальник або його уповноважений представник.

7. Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка?
📌Перевірити статус оцифрування вашої трудової книжки можна на вебпорталі електронних послуг ПФУ. У розділі «Електронна трудова книжка / Дані ЕТК / Відцифрована ЕТК» вашого особистого кабінету застрахованої особи доступна вся актуальна інформація.

8. Статистика щодо найманих працівників у Хмельницькій області
📆Станом на 01.10.2025, в Хмельницькій області зареєстровано 239 354 найманих працівників, включаючи тих, хто отримує грошове забезпечення.

9. Рівень переходу на електронні трудові книжки в області
👉За станом на 01.10.2025, вже 117 597 застрахованих осіб у Хмельницькій області (що становить 49% від загальної кількості) мають оформлені електронні трудові книжки.