🇺🇦 ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА: Ваші запитання – наші відповіді

Що таке електронна трудова книжка?

Електронна трудова книжка – це сучасний цифровий аналог традиційної паперової трудової книжки. Вона зберігається у загальнодержавному реєстрі застрахованих осіб, що забезпечує надійність та доступність ваших даних про трудовий стаж.

Коли потрібно перевести паперову трудову книжку в електронний формат і навіщо?

Перехід на електронний формат паперових трудових книжок має бути завершений до 10 червня 2026 року. Цей п’ятирічний перехідний період, який розпочався 10 червня 2021 року згідно з Законом України №1217-IX, має на меті:

• Захист даних: Оцифрування гарантує незворотність та безпеку інформації про ваш трудовий стаж, особливо за періоди до 2004 року. Це унеможливлює втрату чи пошкодження важливих документів.
• Спрощення пенсійних процедур: Електронні трудові книжки дозволять автоматично нараховувати пенсії, усуваючи необхідність особистих візитів до Пенсійного фонду України. Це суттєво зменшує бюрократичне навантаження.
• Уникнення втрати стажу: Своєчасне переведення даних у цифровий реєстр запобігає майбутнім проблемам із підтвердженням трудового стажу, що може безпосередньо вплинути на розмір вашої пенсії.
• Прозорість та доступність: Ви можете будь-коли перевірити інформацію про свій страховий стаж в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ, маючи повний контроль над власною трудовою історією.
• Оптимізація кадрового обліку: Після оцифрування паперова трудова книжка повертається працівникові. Це спрощує документообіг для підприємств і скасовує необхідність зберігання паперових версій.

Що робити з паперовою трудовою книжкою після переведення в електронний формат?

Після оцифрування трудової книжки Пенсійним фондом України, роботодавець зобов’язаний видати її працівнику особисто під підпис. Ви можете звірити дані в електронному кабінеті на порталі Пенсійного фонду України з паперовою версією, щоб переконатися у відсутності неточностей. У разі виявлення розбіжностей, слід звернутися до органів Фонду. Навіть після переведення в електронний формат, на вимогу працівника, роботодавець надалі зобов’язаний вносити відповідні записи до паперової трудової книжки.

Що буде, якщо трудову книжку не оцифрують до 10 червня 2026 року?

Згідно з пунктом 6 Закону України №1217-IX, страховий стаж обчислюється за даними реєстру застрахованих осіб. Навіть якщо певні дані не були внесені до реєстру до зазначеної дати, вони будуть враховуватися за правилами, що діяли раніше. Тобто, після 10 червня 2026 року, при визначенні права на пенсійні виплати, будуть враховуватися записи з вашої паперової трудової книжки, яку ви надасте.

Які дані можна внести до електронної трудової книжки?

До електронної трудової книжки вносяться дані, що підтверджують страховий стаж. Це може бути інформація як з вашої паперової трудової книжки, так і з інших документів, що підтверджують стаж, визначених Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій (наприклад, трудові договори, військовий квиток, диплом про навчання, свідоцтво про народження дитини, довідки про підтвердження стажу тощо).

Хто та як вносить дані в електронну трудову книжку?

Внесенням даних може займатися як сам працівник, так і роботодавець. Працівник може зробити це самостійно через вебпортал електронних послуг ПФУ або звернувшись до сервісного центру Фонду. Роботодавець може створити відповідний електронний запис у своєму електронному кабінеті. Процес детально описаний у «Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника…», затвердженому постановою правління ПФУ №11-1. Відомості подаються до територіального органу ПФУ працівником особисто або через вебпортал, з обов’язковим накладанням електронного підпису.

Як перевірити, чи трудова книжка оцифрована?

Перевірити статус оцифрування можна на вебпорталі електронних послуг ПФУ. У вашому особистому кабінеті, в розділі «Електронна трудова книжка / Дані ЕТК / Відцифрована ЕТК» буде відображено відповідну інформацію.

Статистика щодо електронних трудових книжок у Хмельницькій області:

• Станом на 01.10.2025, на підприємствах та в організаціях Хмельницької області зареєстровано 239 354 найманих працівників.
• З них, вже 117 597 осіб (або 49%) мають оформлені електронні трудові книжки.