ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА: Що потрібно знати українцям у 2024 році

ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА — це цифровий аналог паперової трудової книжки. Впровадження електронних трудових книжок в Україні знаменувало важливий крок у модернізації трудового законодавства. Офіційно електронні трудові книжки почали діяти з 10.06.2021 року. Цей сервіс був розроблений з метою вдосконалення обліку трудової діяльності громадян та зменшення обсягу паперового документообігу. Це рішення приносить низку переваг як для працівників, так і для роботодавців, спрощуючи процеси та роблячи їх більш прозорими.

Електронний формат трудової книжки надає застрахованим особам можливість контролювати свій страховий стаж. Це особливо важливо для тих, хто наближається до пенсійного віку, адже дозволяє отримувати пенсію без необхідності відвідувати Пенсійний фонд. Завдяки цьому, процес оформлення пенсії стає зручнішим та швидшим.

Процес оцифрування трудових книжок: Ключові аспекти

Працівники, або підприємства від їхнього імені, мають можливість подати документи для оцифрування трудової книжки до червня 2026 року. Цей термін надає достатньо часу для того, щоб усі зацікавлені особи могли скористатися перевагами електронного формату. Після подання документів дані вносяться до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, що, власне, і формує електронну трудову книжку.

Оцифрування трудових книжок передбачає не лише перенесення даних, але й забезпечення їхнього надійного зберігання та використання інформації про стаж роботи, освіту та кваліфікацію працівника. Ця інформація необхідна для підтвердження трудового стажу під час укладання трудових договорів, призначення пенсій та в інших важливих життєвих ситуаціях.

Необхідні документи для оцифрування трудової книжки

Для внесення даних до електронної трудової книжки потрібно підготувати скановані копії документів, що підтверджують страховий стаж. Основним вимогам відповідають кольорові копії всіх сторінок трудової книжки та інших документів, що можуть підтвердити ваш стаж, наприклад:

• Документи про здобуття освіти на денній формі навчання;
• Свідоцтво про народження дитини (для жінок);
• Військовий документ;
• У разі втрати трудової книжки – довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Важливо пам’ятати, що подати скановані копії може як сам працівник, так і його роботодавець. Це робить процес оцифрування більш гнучким та зручним для всіх учасників.

Як подати електронну трудову книжку: Покрокова інструкція

Подати документи для оцифрування можна кількома способами:

• Через портал електронних послуг Пенсійного фонду України: portal.pfu.gov.ua.
• Для входу необхідний кваліфікований електронний підпис (КЕП).
• Скан-копії повинні бути кольоровими та чіткими, з усіма необхідними реквізитами.
• Сторінки скануються у хронологічному порядку.
• Формат скан-копій: jpg або pdf.
• Розмір файлу не повинен перевищувати 1 Мб.

Електронна трудова книжка доступна в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України, що забезпечує зручний доступ до інформації про ваш трудовий стаж у будь-який час.