Запровадження електронних трудових книжок в Україні стало значним кроком до цифровізації та спрощення обліку трудової діяльності. Ця новація, що активно впроваджується Пенсійним фондом України, має на меті не лише відмовитися від паперових носіїв, але й забезпечити більш надійне та доступне зберігання даних про трудовий стаж громадян. Для роботодавців і працівників розуміння ключових аспектів функціонування електронної трудової книжки є надзвичайно важливим.

Що таке електронна трудова книжка? Це цифровий аналог звичайної паперової трудової книжки, що містить повну інформацію про трудову діяльність особи: записи про прийняття на роботу, звільнення, переведення, нагороди та інші важливі дані. Всі ці відомості зберігаються в електронному форматі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Основна мета її запровадження – мінімізувати ризики втрати даних, спростити доступ до інформації про стаж та оптимізувати процес нарахування пенсій.

Переваги для працівників. Для громадян електронна трудова книжка пропонує ряд суттєвих переваг. По-перше, це зручний доступ до власних даних про стаж та заробітну плату через особистий кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду. Це дозволяє контролювати коректність внесених відомостей та своєчасно виправляти можливі помилки. По-друге, відпадає потреба зберігати паперову книжку та турбуватися про її втрату чи пошкодження. По-третє, автоматичне нарахування пенсії на основі електронних даних значно спрощує процедуру її оформлення, адже не потрібно збирати численні довідки та підтвердження. Це економить час та нерви, роблячи процес більш прозорим.

Переваги для роботодавців. Для суб’єктів господарювання перехід на електронні трудові книжки також приносить багато позитивних змін. Це, перш за все, спрощення кадрового діловодства. Роботодавцям не потрібно вести паперові трудові книжки, здійснювати в них записи, зберігати їх та видавати при звільненні. Все це переходить у цифровий формат, що зменшує адміністративне навантаження та знижує витрати на папір, друк та архівування. Крім того, електронний облік мінімізує ризик помилок, пов’язаних з людським фактором, та підвищує загальну прозорість трудових відносин. Це також полегшує взаємодію з державними органами, зокрема з Пенсійним фондом.

Процес переходу та необхідні дії. Перехід на електронну трудову книжку здійснюється поступово. Роботодавці зобов’язані подавати до Пенсійного фонду скановані копії паперових трудових книжок своїх працівників. Ці дані перевіряються та вносяться до електронного реєстру. Працівники, у свою чергу, можуть самостійно завантажити свої документи через портал ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Важливо переконатися, що всі дані в електронному реєстрі відповідають паперовим записам, щоб уникнути непорозумінь у майбутньому.

Цей інноваційний підхід до обліку трудової діяльності є важливим кроком до цифрового майбутнього України. Він не лише спрощує бюрократичні процедури, але й забезпечує надійний захист даних, що є критично важливим у сучасному світі. Впровадження електронних трудових книжок робить систему соціального страхування більш ефективною та орієнтованою на потреби громадян та бізнесу.