ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА — це цифровий аналог паперової трудової книжки.

Електронні трудові книжки офіційно діють в Україні з 10.06.2021. Сервіс впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності громадян та зменшення паперового документообігу. Електронний формат дає змогу застрахованим особам контролювати свій страховий стаж, а при досягненні пенсійного віку – отримувати пенсію без візиту до Пенсійного фонду.

Оцифрування трудової книжки: що потрібно знати?

З 10 червня 2021 року в Україні офіційно запроваджено електронні трудові книжки. Це нововведення спрямоване на оптимізацію процесу обліку трудової діяльності громадян, перехід до безпаперового документообігу та забезпечення зручного доступу до інформації про трудовий стаж.

Працівники та роботодавці мають можливість подати документи для оцифрування трудових книжок до червня 2026 року. Після подання документів інформація вноситься до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. На основі цих даних формується електронна трудова книжка.

Переваги електронної трудової книжки

Основна мета оцифрування трудових книжок – це накопичення, зберігання та використання інформації про трудовий стаж, освіту та кваліфікацію працівників. Це значно спрощує процес підтвердження трудового стажу при укладенні трудових договорів, призначенні пенсій та в інших випадках. Електронний формат забезпечує легкий та швидкий доступ до інформації, уникнення втрати документів та мінімізацію помилок.

Як оцифрувати трудову книжку? Необхідні документи

Для оцифрування трудової книжки необхідно підготувати скановані копії документів, що підтверджують трудовий стаж. До них належать:

• Скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки.
• Документи про здобуття освіти на денній формі навчання.
• Свідоцтво про народження дитини (для жінок).
• Військовий документ.
• У разі втрати трудової книжки – довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Важливо, щоб скановані копії були чіткими та містили всі необхідні реквізити.

Як подати електронну трудову книжку: інструкція

Подати скановану копію електронної трудової книжки може працівник самостійно або роботодавець від імені працівника. Для цього необхідно:

1. Зайти на портал електронних послуг Пенсійного фонду України: portal.pfu.gov.ua.
2. Авторизуватися за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
3. Завантажити скановані копії необхідних документів.
4. Перевірити правильність внесеної інформації.
5. Надіслати дані.

Вимоги до скан-копій: зображення має бути кольоровим, чітким, містити всі реквізити документу. Сторінки необхідно сканувати у хронологічному порядку. Формат скан-копій: jpg або pdf. Розмір файлу не повинен перевищувати 1 Мб.

Електронні трудові книжки доступні в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.