ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА — це цифровий аналог паперової трудової книжки. Сучасний формат трудової книжки значно полегшує доступ до інформації про трудову діяльність та забезпечує зручність у використанні як для працівників, так і для роботодавців.

Електронні трудові книжки офіційно діють в Україні з 10.06.2021. Сервіс впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності громадян та зменшення паперового документообігу. Цей крок спрямований на спрощення процедур та підвищення прозорості в трудових відносинах. Електронний формат дає змогу застрахованим особам контролювати свій страховий стаж, а при досягненні пенсійного віку – отримувати пенсію без візиту до Пенсійного фонду. Це значно економить час та зусилля громадян, забезпечуючи швидкий та зручний доступ до необхідної інформації.

Працівник сам або підприємство за нього має змогу подати документи для оцифрування трудової книжки до червня 2026 року. Це надає достатньо часу для всіх зацікавлених сторін, щоб підготуватися та подати необхідні дані. Після подання документів дані вносяться до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та формується електронна трудова книжка. Цей процес гарантує збереження та захист інформації про трудову діяльність кожного громадянина.

Оцифрування трудових книжок передбачає накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладення трудових договорів, призначення пенсій тощо. Електронна трудова книжка стає важливим інструментом для підтвердження прав працівників та забезпечення їх соціального захисту.

В електронну трудову книжку вносяться оцифровані будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Перш за все, для цього необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки та інших документів, що підтверджують стаж, а саме:

 документи про здобуття освіти на денній формі навчання;
 свідоцтво про народження дитини (для жінок);
 військовий документ;
 у разі втрати трудової книжки – довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи. Важливо зібрати всі необхідні документи для забезпечення повноти та точності інформації в електронній трудовій книжці.

Подати скановану копію електронної трудової книжки може працівник (сам за себе) або роботодавець (за свого працівника). Це забезпечує гнучкість та зручність у процесі оцифрування.

ЯК ПОДАТИ СВОЮ ТРУДОВУ КНИЖКУ ДЛЯ ОЦИФРУВАННЯ:

 Через портал електронних послуг Пенсійного фонду України portal.pfu.gov.ua.
 Вхід із ключем кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
 Зображення скан-копії – кольорове, чітке, містить усі реквізити документу.
 Сторінки – у хронологічному порядку.
 Формат скан-копій – jpg або pdf.
 Розмір файлу – не більше 1 Мб. Дотримання цих вимог забезпечить успішне подання документів.

Електронні трудові книжки доступні в кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Це дозволяє працівникам легко переглядати та контролювати інформацію про свою трудову діяльність в будь-який час.