Завдяки цифровим технологіям дедалі прискорюється та осучаснюється процедура отримання послуг в державних органах. Наприклад, віднедавна громадяни, які звертаються за послугами до сервісних центрів Пенсійного фонду України, можуть скоростатися шерингом документів і обійтись без ксерокопій, сканкопій чи фотографування.

Шеринг документів (від англ. to share – поділитися) – це можливість надсилання копій цифрових документів до системи державного органу за допомогою мобільного застосунку «Дія».

У яких випадках можна скористатися шерингом цифрових документів? Тоді, коли фахівець Пенсійного фонду просить надати біометричний паспорт у формі ID-картки, реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) чи свідоцтво про народження. Зокрема, при призначенні/перерахунку пенсій, субсидій, пільг, страхових виплат; при виправленні/уточненні персональних даних у реєстрі застрахованих осіб; при оформленні та отриманні пенсійного посвідчення; при отриманні довідок (ОК-5, ОК-7), витягів з електронного реєстру листків непрацездатності, інших документів.

Як відбувається шеринг цифрових документів?
1. Відвідувач сервісного центру обирає необхідний цифровий документ в мобільному застосунку «Дія».
2. Натискає на документ, щоб згенерувати штрихкод (на зворотному боці документа), та продиктувати працівнику Фонду 13-значний код, зазначений під штрихкодом.
3. Співробітник сервісного центру Фонду вносить в інформаційну систему продиктований користувачем код з «Дії».
4. Користувачу надходить запит на надання копії цифрового документа, який потрібно підтвердити заздалегідь створеним «Дія.Підписом» у смартфоні.
5. Після успішного накладання користувачем цифрового підпису копія документа надходить в інформаційну систему Фонду у форматі підписаного pdf-файлу та метаданих (json).

Як забезпечується дотримання вимог законодавства про захист персональних даних?
1. Дані передаються в зашифрованому вигляді та можуть бути розшифровані (прочитані та оброблені) тільки тим державним органом, який їх запитав у користувача.
2. Зашифрований пакет з даними надсилається на сервер органу лише після дозволу користувача, який він надає в застосунку «Дія» безпосередньо перед відправленням.
3. Кожна цифрова копія документа містить інформацію про отримувача, його відділення та дату її формування.