Закон України передбачає важливі механізми, які дозволяють громадянам засвідчувати документи, коли доступ до нотаріуса обмежений. Зокрема, посвідчення довіреностей та заповітів у особливих умовах може здійснюватися уповноваженими особами в медичних закладах, військових частинах, на суднах, в установах виконання покарань та інших місцях. Це забезпечує безперервність реалізації прав громадян навіть у складних життєвих ситуаціях.

Хто може посвідчувати довіреності в особливих умовах:

1. Військовослужбовці та інші особи, які перебувають на стаціонарному лікуванні у госпіталях, санаторіях чи військово-медичних закладах, можуть оформити довіреність у головного лікаря, його заступника з медичної частини, старшого або чергового лікаря. Це стосується й посвідчення довіреностей для тих, хто перебуває у військових частинах, з’єднаннях, установах чи навчальних закладах, де відсутній нотаріус. У таких випадках довіреність може бути посвідчена командиром (начальником), а також працівниками, членами їхніх сімей та родинами військовослужбовців.

2. Особи, які перебувають в установах виконання покарань або слідчих ізоляторах, можуть посвідчити довіреність через начальника відповідного закладу.

Хто може посвідчувати заповіти в особливих умовах:

1. Громадяни, які перебувають на лікуванні в лікарнях, госпіталях чи інших стаціонарних медичних закладах, а також особи, що проживають у будинках для людей похилого віку чи осіб з інвалідністю, можуть посвідчити заповіт у головного лікаря, його заступника з медичної частини, чергового лікаря, або у директора чи головного лікаря такого закладу.

2. Заповіт особи, яка перебуває на морському або річковому судні під українським прапором, посвідчується капітаном судна. Для учасників пошукових чи інших експедицій відповідні документи може засвідчити начальник експедиції.

3. У військових частинах, з’єднаннях, установах чи навчальних закладах, де немає нотаріуса, заповіт може посвідчити командир (начальник). Це також поширюється на працівників, членів їхніх сімей та родини військовослужбовців.

4. В установах виконання покарань або слідчих ізоляторах заповіт посвідчується начальником відповідного закладу.

Реєстрація та передача документів

Посвідчені заповіти та довіреності реєструються уповноваженими особами під окремим порядковим номером у спеціальному реєстрі. Ця процедура передбачена Міністерством юстиції України. Номер реєстрації обов’язково зазначається у посвідчувальному написі. Передача таких документів до Міністерства юстиції або його територіальних органів здійснюється протягом п’яти днів після їх отримання відповідними структурами, такими як Генеральний штаб Збройних Сил України чи Міністерство оборони. Територіальні органи юстиції, своєю чергою, передають отримані заповіти та довіреності нотаріусам або державним нотаріальним конторам для подальшої реєстрації у відповідних Єдиних реєстрах.

Зберігання документів

Нотаріуси та державні нотаріальні контори зобов’язані зареєструвати отримані заповіти та довіреності, внести відповідні відомості до Єдиного реєстру довіреностей або Спадкового реєстру протягом трьох робочих днів. Документи зберігаються у нотаріусів, а протягом трьох місяців після скасування воєнного стану передаються на зберігання до державних нотаріальних архівів. Після завершення реєстраційних дій Міністерство юстиції України інформує відповідні органи про їх виконання.