На вебпорталі Пенсійного фонду України (ПФУ) доступні надзвичайно корисні сервіси для страхувальників, що значно спрощують взаємодію з державними установами. Особистий кабінет роботодавця на вебпорталі електронних послуг ПФУ відкриває широкі можливості для ефективного управління кадровою документацією та подання звітності. Завдяки впровадженню сучасних цифрових інструментів, роботодавці мають змогу оперативно подавати різноманітні запити, формувати заяви-розрахунки, переглядати актуальні відомості про своїх працівників, підтримувати постійну комунікацію з ПФУ та користуватися іншими зручними та функціональними сервісами. Ключовим елементом для безпечного та надійного доступу до кабінету є кваліфікований електронний підпис (КЕП), що забезпечує захист даних та автентифікацію користувача.Серед найбільш затребуваних та ключових розділів, які доступні страхувальникам у особистому кабінеті, варто виділити:

• «Комунікація з ПФУ» — цей розділ є справжнім цифровим помічником, що дозволяє, зокрема, зручно подавати скановані копії трудових книжок працевлаштованих осіб. Це важливий крок у процесі оцифрування трудових книжок. Для успішного завантаження документів необхідно обрати пункт меню «Відомості про трудові відносини/трудова книжка», після чого завантажити чіткі кольорові скани у форматі PDF або JPG. Дуже важливо дотримуватися хронології сторінок для коректного внесення інформації. Всі завантажені файли повинні бути підписані за допомогою КЕП, що гарантує їх юридичну силу та достовірність. Ця функція значно скорочує час та витрати на фізичне подання документів.
• «Відомості про трудову діяльність» — розташований у верхній частині сторінки, цей розділ надає комплексний огляд інформації. Тут страхувальники можуть переглядати дані щодо всіх створених звернень про скан-копії трудових книжок, а також відстежувати результати їх опрацювання Пенсійним фондом України. Крім того, цей розділ є незамінним для формування витягів з електронної трудової книжки (ЕТК) по кожному працівнику. Ця функція доступна у підрозділі «Запит на отримання електронного документу», що дозволяє оперативно отримувати необхідну інформацію про страховий стаж та трудову діяльність.

Важливо зазначити, що можливостями особистого кабінету можуть скористатися не лише юридичні особи, а й фізичні особи-підприємці (ФОП). Для них передбачено функціонал для подання скан-копій витягу з Єдиного державного реєстру (ЄДР) та довідки з Державної податкової служби (ДПС) про облік як суб’єкта підприємницької діяльності. Це робить сервіси ПФУ доступними та зручними для широкого кола користувачів.Особливо слід підкреслити, що дані електронної трудової книжки, включаючи ті, що були подані у вигляді скан-копій, підлягають ретельній перевірці та уточненню. Цей процес здійснюється виключно щодо застрахованих осіб, з якими роботодавець наразі перебуває у трудових відносинах, що забезпечує точність та актуальність інформації.Оцифровані документи, що містять відомості про страховий стаж, вже активно використовуються органами Фонду при призначенні різноманітних виплат за видами загальнообов’язкового державного соціального страхування. Це свідчить про повну інтеграцію та ефективність системи електронної трудової книжки.Серед головних переваг впровадження електронної трудової книжки, що суттєво покращують взаємодію між роботодавцями та Пенсійним фондом України, можна виділити:

• Відсутність ризику втрати або пошкодження паперових документів, що є значним кроком до безпечного зберігання даних.
• Можливість оперативної перевірки та підтвердження стажу, що прискорює процеси оформлення пенсій та інших виплат.
• Захищеність персональних даних завдяки сучасним протоколам безпеки та використанню КЕП.
• Автоматизований контроль достовірності інформації, що мінімізує помилки та шахрайство.
• Зменшення витрат роботодавців на паперовий документообіг та поштові послуги, сприяючи економії ресурсів.