Вебпортал Пенсійного фонду України є сучасним та багатофункціональним інструментом, що значно спрощує взаємодію між страхувальниками та Пенсійним фондом. Завдяки його можливостям, роботодавці отримують доступ до низки важливих електронних послуг, які оптимізують процеси обміну інформацією та подання необхідних документів. Ключовою перевагою є можливість керувати даними про працівників у режимі реального часу, забезпечуючи високу ефективність та точність.
Особистий кабінет роботодавця на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України розроблений для максимальної зручності. Він дозволяє подавати різноманітні запити, формувати заяви-розрахунки для виплат, отримувати оперативну інформацію стосовно своїх працівників, а також ефективно комунікувати з фахівцями ПФУ. Для безпечного та ідентифікованого доступу до всіх цих сервісів використовується кваліфікований електронний підпис (КЕП), що гарантує юридичну значущість всіх операцій.
Серед найбільш корисних розділів, доступних для страхувальників на вебпорталі, варто виділити «Комунікація з ПФУ» та «Відомості про трудову діяльність (трудова книжка)». Ці розділи є центральними для цифрового документообігу та ведення електронних трудових книжок.
Розділ «Комунікація з ПФУ» надає роботодавцям можливість зручно та швидко подавати скан-копії трудових книжок працевлаштованих робітників. Це особливо важливо для інтеграції паперових записів у цифрову систему. Для успішного завантаження необхідно обрати пункт «Відомості про трудові відносини/трудова книжка», після чого завантажити скановані копії. Важливо суворо дотримуватися вимог: скан-копії повинні бути кольоровими, чіткими, відображати всі реквізити документа, а заповнені сторінки мають бути розташовані у суворо хронологічному порядку. Допустимими форматами є PDF або JPG. Після завантаження файли слід підписати за допомогою електронного підпису.
Окрім того, фізичні особи-підприємці (ФОП) можуть використовувати функціонал цього розділу для подання скан-копії Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП, а також довідки з ДПС про облік як суб’єкта підприємницької діяльності. Це спрощує бюрократичні процедури та заощаджує час.
Розділ «Відомості про трудову діяльність», розташований у верхній частині сайту, дозволяє роботодавцям переглядати всю інформацію щодо раніше створених звернень про скан-копії трудових книжок по застрахованим особам, які перебувають з ними у трудових відносинах. Тут же відображається результат обробки цих звернень, що забезпечує прозорість та контроль над процесом переведення даних в електронний формат.
Для перевірки актуальності даних електронних трудових книжок працівників, включно з інформацією, наданою через скан-копії, страхувальник може скористатися функцією формування довідки. Ця можливість доступна виключно для застрахованих осіб, що перебувають у трудових відносинах з даним роботодавцем. Для цього в особистому кабінеті на вебпорталі необхідно сформувати для кожного працівника довідку за формою «Витяг з ЕТК» у розділі «Запит на отримання електронного документу». Цей витяг містить повну інформацію про страховий стаж та трудову діяльність.
Слід зазначити, що оцифровані дані документів, які містять відомості про страховий стаж працівників, вже активно використовуються уповноваженими органами. Це критично важливо для призначення різноманітних виплат за існуючими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування. Цифровізація значно прискорює та спрощує ці процеси.
Запровадження електронної трудової книжки несе численні переваги, які повністю підтверджують очікувані результати. Серед них:
Відсутність ризику втрати або пошкодження цінних даних про трудову діяльність.
Можливість оперативної перевірки та підтвердження інформації про набутий страховий стаж у реальному часі, що є незамінним при зверненні особи за призначенням виплат від Пенсійного фонду України.
Високий рівень захисту даних та їхньої аутентифікації, що унеможливлює несанкціонований доступ.
Наскрізний автоматизований контроль актуальності та достовірності документів, на підставі яких здійснюються пенсійні виплати.
Значне зменшення ресурсних витрат для роботодавців, пов’язаних з веденням паперового документообігу.
Загалом, вебпортал Пенсійного фонду України та впровадження електронної трудової книжки є значним кроком до цифровізації державних послуг, забезпечуючи зручність, безпеку та ефективність для всіх учасників процесу.