Вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ) є незамінним інструментом для всіх страхувальників та роботодавців, пропонуючи широкий спектр сучасних цифрових сервісів. Він значно спрощує взаємодію з державними установами, робить процеси ефективнішими та прозорішими, особливо для тих, хто використовує електронні трудові книжки. Особистий кабінет роботодавця на цьому вебпорталі забезпечує зручний доступ до подання запитів, формування заяв-розрахунків, отримання детальної інформації про своїх працівників, а також налагодження оперативної комунікації з ПФУ. Для безпечного та ідентифікованого входу в систему використовується кваліфікований електронний підпис (КЕП), що гарантує високий рівень захисту даних.На вебпорталі ПФУ страхувальникам доступні ключові розділи, такі як “Комунікація з ПФУ” та “Відомості про трудову діяльність (трудова книжка)”, кожен з яких відіграє важливу роль у повсякденній роботі. Розділ “Комунікація з ПФУ” дозволяє роботодавцям не лише надсилати офіційні звернення, а й подавати скан-копії електронних трудових книжок працівників, які були працевлаштовані. Це критично важливий крок для ведення актуального обліку трудової діяльності. Для цього необхідно обрати відповідний пункт – “Відомості про трудові відносини/трудова книжка”, завантажити скановані копії та підписати їх електронним підписом. Важливо пам’ятати про строгі вимоги до скан-копій: вони мають бути кольоровими, чіткими, відображати всі реквізити документа, а заповнені сторінки мусять бути розташовані в суворо хронологічному порядку. Допустимими форматами є PDF або JPG.Окремої уваги заслуговує функціонал для фізичних осіб – підприємців (ФОП). Вони можуть використовувати цей розділ вебпорталу для подання скан-копії Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП, а також довідки з ДПС про облік як суб’єкта підприємницької діяльності. Це спрощує бюрократичні процедури та забезпечує оперативний обмін даними.Розділ “Відомості про трудову діяльність” (розташований у верхній частині сайту) надає роботодавцю можливість переглядати інформацію щодо всіх створених звернень за типом “скан-копія трудової книжки” для застрахованих осіб, які перебувають з ним у трудових відносинах. Тут також відображається результат їх опрацювання, що дозволяє контролювати стан обробки документів та вчасно реагувати на можливі затримки. Крім того, для повної перевірки актуальності даних електронних трудових книжок працівників, страхувальник може сформувати в особистому кабінеті довідку за формою “Витяг з ЕТК” у розділі “Запит на отримання електронного документу”. Цей витяг є ключовим для підтвердження інформації про набутий страховий стаж та перевірки коректності оцифрованих даних.Впровадження електронної трудової книжки принесло численні переваги, що підтверджують її ефективність. Серед них – значне зменшення ризику втрати або пошкодження цінних даних про трудову діяльність, що було поширеною проблемою з паперовими документами. Електронна система забезпечує можливість перевірки та підтвердження інформації про страховий стаж у реальному часі, що є надзвичайно важливим при зверненні особи за призначенням різноманітних виплат, які забезпечуються Пенсійним фондом України. Це також гарантує високий рівень захисту даних та їхньої аутентифікації, оскільки цифрові підписи та захищені канали зв’язку унеможливлюють несанкціонований доступ. Наскрізний автоматизований контроль актуальності та достовірності документів, на підставі яких виплачуються пенсійні кошти, мінімізує помилки та шахрайство. Зрештою, перехід на електронний документообіг суттєво зменшує ресурсні витрати роботодавців на ведення паперових трудових книжок, звільняючи час та кошти для більш пріоритетних завдань. Цифровізація обліку трудової діяльності є важливим кроком до сучасної та ефективної системи соціального забезпечення в Україні.