Сучасний світ вимагає цифрових рішень для оптимізації бізнес-процесів, і сфера взаємодії з державними установами не є винятком. Особистий кабінет роботодавця на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України є яскравим прикладом такої ефективної цифровізації. Цей інструмент дозволяє роботодавцям значно спростити документообіг, підвищити прозорість та прискорити взаємодію з Пенсійним фондом України, пропонуючи широкий спектр функцій, доступних за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

На цьому централізованому вебпорталі ПФУ для страхувальників доступні ключові розділи, що забезпечують комплексне управління інформацією. Серед них — “Комунікація з ПФУ” та “Відомості про трудову діяльність (трудова книжка)”, які є фундаментом для ефективного електронного обміну даними.

Розділ “Комунікація з ПФУ” відіграє ключову роль у подачі інформації до Фонду. Роботодавці можуть використовувати його, зокрема, для подання скан-копій трудових книжок своїх працівників, які були нещодавно працевлаштовані. Цей процес вимагає дотримання певних стандартів: необхідно обрати пункт “Відомості про трудові відносини/трудова книжка”, завантажити скановані копії та підписати їх електронним підписом. Важливо пам’ятати: скан-копії трудових книжок повинні бути кольоровими, чіткими, відображати всі реквізити документа, заповнені сторінки мають бути представлені в хронологічному порядку, а допустимим форматом є pdf або Jpj. Це забезпечує точність і достовірність даних, що надсилаються до Пенсійного фонду України.

Окрім трудових книжок, функціонал цього розділу є надзвичайно корисним для фізичних осіб-підприємців (ФОП). Вони можуть подати скан-копію Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП, а також довідку з ДПС про облік як суб’єкта підприємницької діяльності. Це значно спрощує верифікацію даних та унеможливлює паперову тяганину.

Розділ “Відомості про трудову діяльність”, розташований у верхній частині сайту, дозволяє роботодавцю не лише подавати, але й переглядати інформацію. Тут можна відстежувати статус створених звернень щодо скан-копій трудових книжок застрахованих осіб, які перебувають з ним у трудових відносинах, а також бачити результат їхнього опрацювання. Це забезпечує повний контроль над процесом обліку трудової діяльності.

Для перевірки актуальності даних електронних трудових книжок працівників, включно з інформацією, поданою через скан-копії, страхувальник може сформувати в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ довідку за формою “Витяг з ЕТК” для кожного працівника. Ця функція доступна у розділі “Запит на отримання електронного документу” і є ключовою для верифікації інформації.

Варто зазначити, що оцифровані дані документів, які містять відомості про страховий стаж працівників, активно використовуються уповноваженими органами для швидкого та точного призначення виплат за різними видами загальнообов’язкового державного соціального страхування. Переваги впровадження електронної трудової книжки очевидні та підтверджують її значущість: це відсутність ризику втрати та пошкодження важливих даних про трудову діяльність, можливість перевірки та підтвердження інформації про набутий страховий стаж у реальному часі під час звернення особи за призначенням виплат, що забезпечуються Пенсійним фондом України. Крім того, це високий рівень захисту та аутентифікації даних, автоматизований контроль актуальності та достовірності документів для пенсійних виплат, а також суттєве зменшення ресурсних витрат роботодавців на ведення паперового документообігу. Цифровізація через особистий кабінет роботодавця – це крок до прозорості та ефективності.