Обов’язкове оцифрування трудових книжок: хто саме має це робити

В Україні завершується перехідний період до електронних трудових книжок. Важливо розуміти, хто несе відповідальність за їхнє оцифрування – працівник чи роботодавець, аби зберегти свій страховий стаж та майбутні пенсійні права.

Ключові тези:

• До 10 червня 2026 року українці повинні завершити обов’язкове оцифрування своїх трудових книжок.
• Неоцифровані записи можуть призвести до втрати страхового стажу, що ставить під загрозу пенсійні права та майбутні виплати.
• Особливо критично оцифрувати записи про роботу до 2004 року, аби запобігти ризику втрати або пошкодження паперової книжки.
• Процес оцифрування можуть ініціювати як працівник, так і роботодавець, але кінцева відповідальність за достовірність даних лежить на самій людині.

Терміни для обов’язкового оцифрування трудових книжок невпинно наближаються. Вже до 10 червня 2026 року кожен громадянин України має подбати про цей процес. Ігнорування може призвести до непоправної втрати страхового стажу, що безпосередньо впливає на можливість своєчасного виходу на пенсію та обсяг майбутніх виплат. Тому зволікати не варто.

Тому потрібно поквапитися.

Навіщо оцифровувати трудові книжки

Оцифрування трудових книжок набуває особливого значення для періодів роботи, що припадають на час до 2004 року. Наявність оцифрованих даних є надійною гарантією збереження страхового стажу, навіть у випадку втрати або пошкодження паперового документа. Це забезпечує неперервність трудового шляху та захищає ваші пенсійні права.

Хто має оцифрувати трудові книжки

Згідно з Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», процедуру оцифрування трудової книжки мають право здійснити:

• сам працівник;
• роботодавець.

Важливо розуміти, що законодавство не покладає виключний обов’язок оцифрування на роботодавця. Хоча він може виконати це через особистий кабінет страхувальника, це не є його безумовною вимогою.

Таким чином, щоб уникнути потенційних проблем, кожному працівнику слід самостійно перевірити стан оцифрування своєї трудової книжки.

Щоб перевірити, чи ваша трудова книжка оцифрована, виконайте декілька простих кроків:

1. Увійдіть до свого особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ) або скористайтеся мобільним застосунком “Пенсійний фонд”.

2.У кабінеті оберіть розділ “Електронна трудова книжка”.

3. Перейдіть на вкладку “Оцифрована ЕТК” для перегляду результатів оцифрування.

Окрім цього, у розділі “Мої звернення” можна відстежити статус поданого раніше звернення.

« повернутися