Для участі у конкурсі його учасники подають заяву, у якій зазначають:

фізичні особи – підприємці – прізвище, ім’я, по батькові, реєстраційний номер облікової картки платника податків, серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта);

юридичні особи – повне найменування, ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР).

До заяви додаються документи, які підтверджують наявність у штаті щонайменше одного найманого працівника, який пройшов професійну атестацію на відповідність кваліфікаційним вимогам професії «менеджер (управитель) житлового будинку (групи будинків)» (для управителя – юридичної особи), або документи, що підтверджують проходження професійної атестації або наявність у штаті за трудовим договором щонайменше одного найманого працівника, який пройшов професійну атестацію на відповідність кваліфікаційним вимогам професії «менеджер (управитель) житлового будинку (групи будинків)» (для управителя – фізичної особи – підприємця) (з 01 січня 2019 року).

Конкурсна пропозиція подається щодо кожного об’єкта окремо та включає оригінали або належним чином завірені копії наступних документів:

– розрахунок ціни на послугу з управління багатоквартирним будинком та перелік складових послуги за наведеною в додатку 4 до конкурсної документації формою. Ціна на послугу включає відповідно до статті 10 Закону України «Про житлово-комунальні послуги» витрати на утримання багатоквартирного будинку, прибудинкової території, поточний ремонт спільного майна багатоквартирного будинку, винагороду управителю з розрахунку на 1 м кв. загальної площі житлових та  нежитлових приміщень у багатоквартирному будинку:

– довідка довільної форми, що містить інформацію про рівень забезпеченості учасника матеріально-технічною базою;

– довідка довільної форми, що містить інформацію про наявність персоналу, що відповідає кваліфікаційним вимогам до професій працівників та має необхідні знання і досвід (з урахуванням договорів щодо залучення співвиконавців);

– довідка довільної форми про наявність досвіду роботи з надання послуг у сфері житлово-комунального господарства;

– статут чи інший установчий документ учасника конкурсу;

– документи, що підтверджують повноваження керівника чи іншої уповноваженої особи учасника конкурсу;

– довідка, видана структурним підрозділом Державної фіскальної служби за основним місцем обліку платника податків про відсутність заборгованості зі сплати податків, зборів, платежів, що є дійсною на час подання пропозиції;

– фінансова звітність учасника конкурсу за останній звітний рік;

– довідка з Єдиного реєстру підприємств, щодо яких порушено провадження у справі про банкрутство, яка містить дані про відсутність порушеної стосовно учасника конкурсу процедури банкрутства, у вигляді копії електронного документу, завіреної підписом уповноваженої особи та печатки учасника (за наявності).

Учасники конкурсу мають право, крім передбачених конкурсною документацією, подавати у складі конкурсної пропозиції також інші документи, що підтверджують досвід роботи з надання послуг у сфері житлово-комунального господарства, рівень кваліфікації, знання та досвід персоналу (нагороди, дипломи, свідоцтва, сертифікати, рекомендації тощо).

Відповідно до п. 5.26 Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (ДСТУ 4163:2020) передбачено, що відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії; засвідчуватись повинна кожна сторінка документу з відтиском печатки підприємства, установи, організації, іншої юридичної особи.

У разі якщо об’єктом конкурсу визначено групу будинків, розрахунок ціни учасник конкурсу подає у складі конкурсної пропозиції на кожний багатоквартирний будинок, що входить до об’єкта конкурсу, окремо (побудинковий розрахунок).

Конкурсні пропозиції реєструються організатором конкурсу в окремому журналі обліку конкурсних пропозицій. На запит учасника конкурсу організатор конкурсу протягом одного робочого дня з дня надходження запиту підтверджує надходження його конкурсної пропозиції із зазначенням дати та часу.

Конкурсна пропозиція пронумеровується, прошивається, підписується уповноваженою особою учасника конкурсу та скріплюється печаткою (за наявності) із зазначенням кількості сторінок.

Конкурсні пропозиції, отримані після закінчення строку їх подання, не розкриваються і повертаються учасникам конкурсу, які їх подали.

Учасник конкурсу має право відкликати власну конкурсну пропозицію або внести до неї зміни (доповнення) до закінчення строку подання конкурсних пропозицій.