Оцифрування трудових книжок: Повний посібник для українців

В епоху цифрових технологій, оцифрування трудових книжок стає важливим кроком для забезпечення збереження та зручного доступу до інформації про трудову діяльність. Цей процес дозволяє перевести паперові документи в електронний формат, що значно спрощує їх облік та використання. У цій статті ми розглянемо, що необхідно знати про оцифрування трудових книжок в Україні, як правильно підготувати документи та куди їх подавати.

Що необхідно знати про оцифрування трудової книжки?

Перед тим, як розпочати оцифрування трудових книжок, важливо провести ретельний аудит документів. Це дозволить виявити та виправити будь-які помилки чи неточності, які можуть виникнути під час сканування. Правильно підготовлені документи – запорука успішного оцифрування трудової книжки.

Аудит трудової книжки: покрокова інструкція

Аудит трудової книжки включає кілька важливих етапів:

1. Перевірка першої сторінки: Переконайтеся, що прізвище, ім’я та по батькові вказані повністю, без скорочень. У випадку зміни прізвища (найчастіше у жінок), старе прізвище має бути закреслено однією рискою, а поряд вказано нове. На внутрішній стороні обкладинки має бути зазначено документ, на підставі якого було внесено зміни, його реквізити, номер та дату видачі. Ця інформація повинна бути завірена підписом уповноваженої особи та печаткою. Також перевірте дату народження, наявність підпису власника та особи, відповідальної за видачу трудових книжок, а також печатки підприємства.
2. Перевірка записів про прийняття/звільнення: У розділі «Відомості про роботу» мають бути зазначені дата початку роботи, повне найменування підприємства, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення. Якщо назва підприємства змінювалася, має бути зроблено відповідний запис із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру. Записи про звільнення чи переведення повинні відповідати формулюванням чинного законодавства з посиланням на відповідну статтю закону та бути засвідчені печаткою.

Як подати документи для оцифрування?

Якщо під час аудиту не було виявлено жодних недоліків, сканкопії документів можна подати через вебпортал Пенсійного фонду України: https://portal.pfu.gov.ua. Для оцифрування трудових книжок вам знадобляться сканкопії наступних документів:

• Трудова книжка;
• Документи про освіту;
• Військовий квиток;
• Свідоцтво про народження дитини (для жінок);
• Трудові договори;
• Довідки про періоди роботи за відсутності трудової книжки.

Де перевірити електронну трудову книжку?

Перевірити свою електронну трудову книжку можна в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України або у мобільному застосунку «Пенсійний фонд». У лівому боковому меню оберіть пункт «Електронна трудова книжка», натисніть кнопку «Дані ЕТК» та оберіть вкладку «Відцифрована ЕТК». У цій вкладці ви знайдете всі скани документів, надані для оцифрування трудових книжок.