З переходом на електронний облік трудових книжок в Україні відбуваються важливі зміни. Паперова трудова книжка поступово відходить у минуле, але чи означає це повну відмову від неї? Розглянемо детальніше ці нововведення та їх вплив на трудові відносини.

З 10 червня 2021 року набув чинності Закон України № 1217-IX, який запровадив електронні трудові книжки. Це стало частиною загальної реформи пенсійної системи та цифровізації державних послуг. Електронна трудова книжка – це сучасний та зручний спосіб ведення обліку трудової діяльності.

Відповідно до прикінцевих та перехідних положень Закону, процес внесення даних до електронного реєстру триватиме до 10 червня 2026 року. Роботодавці зобов’язані передати інформацію про трудову діяльність працівників до Пенсійного фонду України (ПФУ). Після перевірки та внесення даних до Реєстру застрахованих осіб формується електронна трудова книжка.

Зміни торкнулися і деяких статей Кодексу законів про працю України (КЗпП). Зокрема, статті 24, 47 та 48 зазнали оновлень. Тепер облік трудової діяльності здійснюється в електронній формі, з використанням даних з Реєстру застрахованих осіб. Це означає, що всі кадрові дані (прийняття, звільнення, переведення, декретні відпустки тощо) фіксуються через відповідну звітність до ЄСВ.

При укладенні трудового договору працівник може надати паспорт, трудову книжку (за наявності) або відомості з електронного реєстру. Якщо працівник вперше влаштовується на роботу, він може вимагати оформлення паперової трудової книжки, яку роботодавець повинен оформити протягом п’яти днів. Роботодавець зобов’язаний вносити записи до трудової книжки на вимогу працівника.

Стаття 47 КЗпП також зазнала змін. Тепер роботодавець зобов’язаний видати працівникові копію наказу про звільнення, провести розрахунок у встановлені строки та, за вимогою працівника, внести записи про звільнення до трудової книжки, якщо вона є у працівника.

У період дії воєнного стану порядок ведення кадрового діловодства визначається роботодавцем самостійно, але з урахуванням необхідності ведення достовірного обліку роботи та оплати праці. Якщо підприємство знаходиться в зоні активних бойових дій, роботодавець може прийняти рішення про видачу трудових книжок працівникам.

Важливо пам’ятати, що досі чинні нормативні акти, що регулюють ведення трудових книжок (Інструкція № 58 та постанова № 301). Вони визначають відповідальність керівника за організацію ведення обліку, зберігання та видачу трудових книжок. Видача трудової книжки передбачена лише в день звільнення.

Таким чином, якщо підприємство не знаходиться в зоні бойових дій, роботодавець видає трудову книжку тільки при звільненні працівника. Проте, працівник має право вимагати видачу своєї трудової книжки. Для уникнення непорозумінь рекомендується подавати письмову заяву.

Враховуючи, що інформація в Реєстрі застрахованих осіб міститься з 2004 року, для підтвердження стажу до цього періоду необхідні відповідні документи. Тому багато працівників продовжують зберігати паперові трудові книжки. З часом, паперова трудова книжка втратить свою обов’язковість, але протягом перехідного періоду та після його закінчення, роботодавець зобов’язаний вести паперову трудову книжку на вимогу працівника, паралельно з електронним обліком.