Полтава: Міський голова привітав дітей-переселенців
31.05.2022
Болехівська Отг
Втрата трудової книжки: Оформлення дублікату (Інструкція)
Випадки втрати трудових книжок, на жаль, не рідкість, особливо в умовах воєнних дій та ракетних обстрілів. Це може бути пов’язано з втратою, пошкодженням або навіть знищенням трудових книжок. У цій статті ми розглянемо основні аспекти оформлення дублікатів трудових книжок (вкладишів до них) у випадку, коли трудова книжка була втрачена або зіпсована.
Що робити, якщо трудова книжка втрачена?
Якщо ви втратили трудову книжку (або вкладиш до неї), негайно повідомте про це власника або уповноважений ним орган за місцем вашої останньої роботи.
Власник або уповноважений ним орган повинен видати вам дублікат трудової книжки (або вкладиш) з позначкою «Дублікат» у верхньому правому куті першої сторінки. Це необхідно зробити не пізніше ніж через 15 днів після вашого звернення, а в разі складнощів – у визначені терміни (п. 5.1 Інструкції згідно з наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, далі – Інструкція № 58).
Заповнення дубліката передбачає внесення записів про вашу роботу, нагороди та заохочення на підставі наявних наказів (розпоряджень) з вашого останнього місця роботи (п. 5.2 Інструкції № 58).
Якщо ви працювали на кількох підприємствах, то у розділ «Відомості про роботу» спочатку вноситься інформація про ваш загальний трудовий стаж до влаштування на поточне місце роботи. Цей стаж підтверджується відповідними документами.
Загальний стаж вказується сумарно, без деталізації щодо підприємств, періодів роботи та посад (п. 5.3 Інструкції № 58).
Після цього, на підставі документів, стаж роботи вказується по кожному періоду окремо:
- 1. У графі 2 зазначається дата вашого прийняття на роботу.
- 2. У графі 3 пишеться назва підприємства, де ви працювали, а також назва цеху (відділу) та посада, яку ви обіймали.
Записи про роботу за сумісництвом чи суміщенням професій вносяться до дубліката за вашим бажанням. Якщо з документів видно, що ви були переведені на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві, робиться відповідний запис.
Далі вказується дата звільнення та причина звільнення, якщо ці дані є у наданих вами документах (п. 5.3 Інструкції № 58).
Якщо надані документи не містять повної інформації, в дублікат вносяться лише ті дані, які в них є.
У графі 4 вказується назва, дата та номер документа, на основі якого були зроблені відповідні записи в дублікаті.
Документи, що підтверджують ваш стаж роботи, повертаються вам.
Роботодавець або уповноважений ним орган зобов’язаний допомогти вам у отриманні документів, що підтверджують ваш стаж роботи до влаштування на це підприємство (п. 5.3 Інструкції № 58).
Що робити, якщо трудова книжка зіпсована?
Якщо ваша трудова книжка (або вкладиш) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвана або забруднена), ваш роботодавець (або уповноважений ним орган) на останньому місці роботи має видати вам дублікат.
На першій сторінці зіпсованої трудової книжки робиться відмітка «Замість видано дублікат», а сама книжка повертається вам. При влаштуванні на нову роботу ви пред’являєте саме дублікат (п. 5.5 Інструкції № 58).
Алгоритм дій роботодавця у випадку пошкодження або втрати трудової книжки:
- 1. Створити комісію для встановлення факту втрати або пошкодження документів. Кількість членів комісії визначає керівник підприємства.
- 2. Комісія складає акт, в якому фіксує факт відсутності трудових книжок, причини цього, та, за можливості, перелік втрачених книжок. Також зазначається потреба в оформленні дублікатів. Акт затверджується директором.
- 3. На підставі акта керівник видає наказ (розпорядження) про оформлення дублікатів трудових книжок.
- 4. Повідомити працівників про пошкодження (знищення) їх трудових книжок та оформлення дублікатів. Якщо працівник працював на декількох підприємствах, потрібно повідомити про необхідність отримання документів, що підтверджують стаж роботи.
Підсумки
- 1. Якщо ви втратили трудову книжку (або вкладиш), негайно зверніться до роботодавця на останньому місці роботи.
- 2. Роботодавець має видати дублікат (або вкладиш) протягом 15 днів після вашого звернення (за наявності труднощів – в інші терміни).
- 3. Якщо трудова книжка стала непридатною, роботодавець на останньому місці роботи видає дублікат.
