📍Порядок передавання документів постійного строку зберігання установ, організацій, підприємств до Архівного відділу Фастівської міської ради

📑Державні та комунальні установи, в діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, повинні забезпечити своєчасне та правильне передавання документів на постійне зберігання. Цей процес є важливим етапом збереження історичної пам’яті та забезпечення доступу до інформації для майбутніх поколінь. Передача документів на постійне зберігання до Архівного відділу Фастівської міської ради здійснюється відповідно до встановленого порядку.

🗒Передавання документів Національного архівного фонду на постійне зберігання може проводитися щорічно відповідно до графіків, затверджених керівниками установи та архівного відділу Фастівської міської ради. Це забезпечує систематичний підхід до обробки та збереження документів, що дозволяє оптимізувати роботу архіву та забезпечити доступ до необхідної інформації.

📜В установах з невеликим обсягом справ постійного зберігання (до 20 справ на рік), а також у громадських організаціях, що здійснюють діяльність у межах строків скликання, передавання документів на постійне зберігання, за погодженням з відповідним державним архівом (архівним відділом міської ради), може здійснюватися один раз на 3-5 років або після закінчення строків скликання. Такий гнучкий підхід враховує специфіку роботи різних організацій та дозволяє ефективно використовувати ресурси.

🔷Перед передаванням справ на постійне зберігання архівом спільно з представником відділу проводиться перевірка наявності, фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом установи. Документи установ передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за рахунок установи. Це гарантує збереження документів у належному стані та полегшує їх подальше використання.

📃Разом зі справами на постійне зберігання передається історична довідка про установу та її документи або продовження історичної довідки. Доставка документів до архівного відділу здійснюється транспортом за рахунок установи-здавальника. Цей процес є важливим для забезпечення повної та достовірної інформації про діяльність установи.

👉Станом на 01.03.2025 року в Архівному відділі Фастівської міської ради 12 установ та організацій Фастівської міської територіальної громади є джерелами комплектування відділу. Відділ постійно працює над розширенням бази даних та забезпеченням доступу до історичних документів.