Українське законодавство чітко регламентує обов’язки роботодавців щодо подання актуальних даних до Пенсійного фонду України (ПФУ). Це стосується не лише відомостей про трудову діяльність, а й інформації про обов’язкові медичні огляди працівників та їхню належність до професійних спілок. Своєчасне та точне інформування ПФУ є ключовим для правильного ведення електронного обліку відомостей про застрахованих осіб, що, у свою чергу, впливає на соціальні гарантії працівників. Ігнорування цих вимог може призвести до правових наслідків для підприємств та організацій.

Відповідно до статті 20 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI, всі страхувальники зобов’язані подавати та регулярно оновлювати відомості про належність або неналежність працюючих осіб (включаючи підприємців та самозайнятих) до профспілок, а також про тих, хто підлягає обов’язковим медичним оглядам. Ці вимоги є фундаментальними для забезпечення прозорості та коректності даних у реєстрі застрахованих осіб.

Роботодавці зобов’язані за власний кошт організовувати медичні огляди для своїх співробітників, враховуючи специфіку їхньої роботи. До таких оглядів належать:

• попередній — проводиться при прийнятті на роботу, щоб переконатися у відсутності протипоказань;
• періодичні — для працівників, задіяних на важких роботах, роботах зі шкідливими або небезпечними умовами праці, а також там, де потрібен професійний добір, протягом їхньої трудової діяльності;
• щорічний — обов’язковий для осіб віком до 21 року.

Ці норми закріплені у статті 169 Кодексу законів про працю України та статті 17 Закону України «Про охорону праці».

Окрім цього, згідно зі статтею 21 Закону України «Про захист населення від інфекційних хвороб» від 06.04.2000 № 1645-III, працівники певних професій, виробництв та організацій, що здійснюють діяльність, пов’язану з обслуговуванням населення, мають проходити профілактичні медичні огляди. Це необхідно для запобігання поширенню інфекційних захворювань.

До категорій працівників, які підлягають таким обов’язковим медоглядам, належать співробітники:

• харчових підприємств, роздрібної торгівлі та громадського харчування;
• оздоровчих та лікувально-профілактичних закладів;
• лазень, саун, готелів, гуртожитків, спортивно-оздоровчих комплексів;
• закладів культури та розважальних закладів;
• фармацевтичної промисловості, аптек;
• підприємств водопостачання та каналізації;
• метрополітену, транспортно-дорожнього комплексу;
• рибного господарства, суб’єктів, що займаються розведенням, вирощуванням і реалізацією тварин;
• а також особи, які надають приватні послуги вдома, та інші визначені категорії.

Подання персоніфікованих відомостей, яких немає в реєстрі застрахованих осіб, а також їх зміна чи уточнення, здійснюється роботодавцями через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Цей процес вимагає дотримання вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» (п. 2 ст. 20 Закону № 2464). На вебпорталі ПФУ передбачено спеціальні пункти меню для внесення цих даних: «Відомості про участь застрахованих осіб в профспілкових організаціях» та «Відомості про медичний огляд працівників».

При внесенні інформації про медичні огляди працівників необхідно заповнити обов’язкові поля, що включають:

• дату огляду;
• код ЄДРПОУ та повну назву медичної організації, що проводила огляд;
• посаду працівника;
• періодичність проходження медичного огляду (місяць; квартал; 6 місяців; рік; 2 роки; 6 років);
• дати останнього та наступного медичного огляду.

Дотримання цих вимог дозволяє роботодавцям не лише виконувати свої законодавчі зобов’язання, а й сприяє формуванню достовірного обліку трудової діяльності та медичного стану працівників у системі соціального страхування України.