Під час планових та позапланових документальних перевірок, як виїзних, так і невиїзних, Державна податкова служба України має право запитувати у великих платників податків копії документів, що зберігаються в електронній формі. Це є важливим аспектом податкового адміністрування та контролю.

До переліку таких документів входять:
– Дані, що стосуються обліку доходів, витрат та інших показників, безпосередньо пов’язаних з визначенням податкових зобов’язань підприємства.
– Первинні документи, що фіксують господарські операції, регістри бухгалтерського обліку, а також фінансова звітність компанії.
– Будь-які інші документи, які мають відношення до процесу обчислення та своєчасної сплати податків і зборів до бюджету. Ці вимоги чітко прописані у Податковому кодексі України, зокрема у пункті 85.2 статті 85, а також деталізовані в Порядку надання документів в електронній формі, затвердженому наказом Міністерства фінансів від 07.11.2011 № 1393.

Що таке SAF-T UA та його значення?
Стандартний аудиторський файл у форматі UA (SAF-T UA) – це стандартизований електронний XML-файл, який генерується безпосередньо з облікової системи підприємства. Цей файл є структурованим і містить цінну інформацію для податкових органів, а саме:
– Детальна інформація про активи, капітал та всі фінансові зобов’язання компанії.
– Дані, що відображають динаміку фінансово-господарського стану підприємства за певний звітний період.
– Ключові первинні документи, комплексні регістри бухгалтерського обліку та вся необхідна фінансова звітність.

Процес подання SAF-T UA:
1. Податкова служба надсилає запит у вільній формі, де обов’язково зазначається конкретний період, що підлягає перевірці, а також пропонуються способи подання необхідного файлу.
2. Важливо зазначити, що якщо перевірка охоплює більше одного календарного року, то для кожного окремого року необхідно формувати самостійний файл.

Наприклад, якщо предметом перевірки є період, що триває з 1 січня 2022 року по 31 березня 2025 року, то відповідні файли SAF-T UA мають бути сформовані за такі періоди:
– 2022 рік (з 01.01.2022 по 31.12.2022),
– 2023 рік (з 01.01.2023 по 31.12.2023),
– 2024 рік (з 01.01.2024 по 31.12.2024),
– І квартал 2025 року (з 01.01.2025 по 31.03.2025).

Терміни надання електронних документів:
Великий платник податків несе відповідальність за надання запитуваних електронних документів. Термін для їх подання становить два робочих дні з моменту отримання офіційного запиту від контролюючого органу. Передача цих даних має відбуватися суворо відповідно до встановлених законодавством вимог щодо електронного документообігу, забезпечуючи цілісність та достовірність інформації.