Вся діяльність установи відображається у великій кількості документів, до яких звертаються неодноразово. Для того, щоб швидко знайти той чи інший документ, необхідно їх систематизувати.

Номенклатура справ – це систематизований список найменувань справ (папок, тек) із зазначеним терміном зберігання. Вона створюється на основі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів. Цей Перелік затверджений наказом Міністерства юстиції України 12 квітня 2012 року № 578/5 і зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884 зі змінами.

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи інформаційним довідником. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» юридичні особи протягом року з дня своєї реєстрації зобов’язані в установленому порядку погодити свою номенклатуру справ з відповідним державним архівом. Перед направленням на узгодження до державного архіву номенклатура справ установи повинна бути схвалена його експертною комісією (ЕК). Після погодження з архівом номенклатура справ підлягає затвердженню керівником установи.

Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх видами; розподілу та групуванню виконаних документів і справ; закріплення індексації; встановлення термінів зберігання; створення довідкової картотеки виконаних документів.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа мусить мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, вона складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів. Номенклатура справ розробляється особою, відповідальною за діловодство із залученням провідних спеціалістів та обов’язково погоджується з особою, відповідальною за архів установи. Складається на підставі вивчення документів, що утворюються у процесі діяльності установи з усіх питань. Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі мусить відповідати ступеню важливості питання, які вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, що знаходяться в конкретних справах. Як правило, першою розміщується група справ, яка включає документи органів вищого рівня, далі – група організаційно-нормативної документації (статути, положення та ін.), потім – розпорядча документація самої установи (постанови, накази, розпорядження і т. ін.), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, які містять листування з органами вищого рівня. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення – індекс (арабськими цифрами). Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. За наявності у справі томів (частин), індекс проставляється на кожному томі з додаванням: т.1, т.2 тощо. Наприкінці діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство. Номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, на кожному обов’язково заповнюється гриф погодження ЕК (експертною комісією) виконавчого органу і особою, відповідальною за архів установи. Примірники номенклатури використовуються так: 1-й – недоторканий, зберігається у виконавчому органі; 2-й – передається особі відповідальній за діловодство установи; 3-й – використовується для формування справ і пошуку потрібного документа; 4-й зберігається в Кам’янець-Подільському міському архіві.

У номенклатуру справ не включаються друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Номенклатура справ після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією установи і експертно-перевірною комісією Державного архіву Хмельницької області (через Кам’янець-Подільський міський архів), після чого затверджується керівником установи.

Номенклатура справ установи щороку (не пізніше листопада – грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення відповідних змін вони передруковуються і затверджуються керівником виконавчого органу. Повторному перегляду і погодженню з архівними органами номенклатури справ підлягають один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни форми власності,структури, функцій та характеру роботи установи.

Висновки :
1. Номенклатуру справ повинні складати та затверджувати всі юридичні особи.
2. Номенклатуру справ складають у кожному структурному підрозділі установи, а на основі цих номенклатур складають зведену номенклатуру установи.
3. За відсутність в установі номенклатури справ відповідальність законодавством не передбачена. Але відсутність номенклатури може стати причиною втрати або передчасного знищення важливих документів, а за такі порушення вже є відповідальність. Тож установі не слід нехтувати обов’язком складати номенклатуру справ.