Для фізичних осіб-підприємців (ФОП), особливо тих, хто перебуває на спрощеній системі оподаткування (платників ЄП), ведення обліку товарних запасів є критично важливим. Головне управління ДПС у Київській області наголошує на необхідності мати документи, що підтверджують облік та походження товарів. Ці документи є основою для належного обліку ваших товарних запасів.

Серед основних документів, які підтверджують облік та походження товарів, слід виділити:

✅ Документи, складені за результатами інвентаризації товарних запасів. Інвентаризація допомагає встановити фактичну наявність товарів та звірити її з обліковими даними.
✅ Документи, що підтверджують надходження товарів від інших суб’єктів господарювання. Це можуть бути договори купівлі-продажу, накладні, товарно-транспортні накладні, акти приймання-передачі та інші супровідні документи, що свідчать про законне отримання товарів.
✅ Документи, які засвідчують внутрішнє переміщення товарів між структурними підрозділами одного суб’єкта господарювання. Якщо ваш бізнес має кілька філій чи складів, важливо документувати переміщення товарів між ними.

Важливо, щоб усі зазначені документи зберігалися безпосередньо у місці здійснення господарської діяльності, тобто там, де ви продаєте товари. Документи мають бути в належному стані, легко читатися та відповідати інформації, зазначеній у Формі ведення обліку товарних запасів. Цю форму веде відповідальна особа вашого підприємства.

Наявність цих документів у місці продажу надає можливість здійснювати належний контроль за походженням, обігом та залишками товарів. Це спрощує процедури перевірки та демонструє вашу відповідність законодавчим вимогам.

📌 Що робити, якщо оригінали документів відсутні в момент перевірки?

У разі відсутності оригіналів первинних документів на місці продажу, посадова особа контролюючого органу може прийняти належним чином оформлені копії. Однак, важливо пам’ятати, що оригінали мають бути пред’явлені до завершення перевірки. Передача оригіналів може бути узгоджена з контролюючим органом, наприклад, шляхом надання їх за місцем проведення перевірки або в інший зручний спосіб. Надання копій не скасовує необхідності мати оригінали.

Документи мають надаватися особисто фізичною особою – підприємцем або уповноваженою ним особою, яка безпосередньо працює в місці продажу або здійснює розрахункові операції.

Форма обліку товарних запасів та первинні документи, що підтверджують походження та рух товарів, повинні бути безперешкодно надані посадовим особам контролюючих органів під час будь-якої перевірки – на їхню письмову чи усну вимогу. Це вимога пункту 11 розділу II Порядку № 496.

❗️ Зверніть увагу: зберігання первинних документів та ведення обліку товарних запасів є обов’язком кожного суб’єкта господарювання. Це стосується всіх ФОП, незалежно від їхньої системи оподаткування та організаційно-правової форми. Відповідальне ставлення до обліку товарів допоможе уникнути штрафів та проблем під час перевірок.