Як отримати архівну довідку про народження, шлюб, розлучення чи смерть: детальний посібник.

Отримання архівної довідки про важливі життєві події, такі як народження, шлюб, розлучення чи смерть, може бути необхідним у різних життєвих ситуаціях. Процедура отримання такої довідки залежить від віку актового запису. Якщо від дати складання актового запису минуло менше 75 років, вам слід звернутися до місцевого відділу Державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС) за місцем вашого проживання. Працівники відділу ДРАЦС допоможуть вам з оформленням необхідних документів та наданням довідки. Це найпростіший шлях, якщо подія, що вас цікавить, сталася відносно нещодавно.

Однак, коли минає 75 років з дня складання актового запису, ці документи передаються на зберігання до державного архіву відповідної області або міста Києва. У такому разі, для отримання архівної довідки вам необхідно буде звертатися безпосередньо до державного архіву. Процедура може зайняти трохи більше часу, оскільки архіви зберігають великі обсяги інформації. Важливо заздалегідь уточнити години роботи архіву та необхідний перелік документів для подачі запиту.

Що робити, якщо архів знаходиться на тимчасово окупованій території?

Ситуація ускладнюється, якщо державний архів, де зберігаються необхідні документи, розташований на тимчасово окупованій території України. У таких випадках, згідно з чинним законодавством, Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (Укрдержархів) може визначити іншу державну архівну установу як тимчасового зберігача відповідного фонду. Ця установа отримує право видавати інформаційні документи, зокрема архівні довідки, замість окупованого архіву. Це забезпечує можливість отримання необхідних документів навіть у складних умовах.

Ключові моменти для успішного отримання довідки:

1. **Вік запису:** Перш за все, визначте, скільки років минуло з моменту складання актового запису.
2. **Місце звернення:** Звертайтеся до відділу ДРАЦС, якщо запису менше 75 років, або до державного архіву, якщо запису 75 років і більше.
3. **Додаткова інформація:** При зверненні до архіву, можливо, знадобиться надати додаткову інформацію, таку як ваше прізвище (дівоче прізвище, якщо змінювалося), ім’я, по батькові, рік та місце народження/шлюбу/смерті, а також відомості про батьків або родичів, якщо це стосується їхніх документів. Це допоможе архівістам швидше знайти потрібний запис.
4. **Актуальність інформації:** Завжди перевіряйте актуальну інформацію на офіційних сайтах ДРАЦС та Укрдержархіву, оскільки процедури та адреси можуть змінюватися.

Дотримання цих кроків допоможе вам успішно отримати необхідну архівну довідку, яка може знадобитися для різних юридичних та особистих питань. Зверніть увагу, що процес отримання документів є важливим кроком для збереження вашої особистої історії та підтвердження родинних зв’язків.