Можливість отримати витяг з Реєстру надається незалежно від задекларованого чи зареєстрованого місця проживання (перебування) особи. Це може зробити сама особа, її законний представник, інший уповноважений представник, або ж один із членів сім’ї. До членів сім’ї, що мають право на отримання витягу з Реєстру щодо осіб, які потрапили в полон держави-агресора або набули статусу зниклих безвісти за особливих обставин, належать: чоловік, дружина, непрацездатні батьки, законний представник дитини (до 18 років), неодружені повнолітні діти, визнані особами з інвалідністю з дитинства I та II групи або особами з інвалідністю I групи, а також особа, яка перебуває під опікою або піклуванням громадянина, відомості про якого запитуються з Реєстру. Важливою умовою для членів сім’ї є факт спільного проживання з такою особою.

Для успішного отримання витягу з Реєстру, у запиті обов’язково зазначаються такі відомості про запитувану особу:

-прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) особи;

-реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), якщо особа його має. Винятком є фізичні особи, які через свої релігійні переконання офіційно відмовилися від прийняття РНОКПП, повідомили про це відповідному контролюючому органу та мають відповідну відмітку у паспорті;

-серія (за наявності) та/або номер паспорта громадянина України;

-дата народження.

Якщо запит на витяг з Реєстру подається законним представником, іншим уповноваженим представником або одним із членів сім’ї, що має право на отримання відомостей про осіб у полоні чи зниклих безвісти, до основного запиту додатково додаються відомості про самого заявника:

-прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) такого заявника;

-вид, серія (за наявності), номер та ким виданий документ, що підтверджує повноваження на отримання відомостей з Реєстру про відповідну особу;

-серія (за наявності) та/або номер витягу з Інформаційної системи з питань поводження з військовополоненими або серія (за наявності) та/або номер витягу з Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин. Ці документи підтверджують обставини, за яких здійснюється запит.

Сформований витяг з Реєстру містить наступну ключову інформацію:

-прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) особи, щодо якої зроблено запит;

-дату народження;

-реєстраційний номер облікової картки платника податків (якщо є, з винятками для осіб за релігійними переконаннями);

-серію (за наявності) та/або номер паспорта громадянина України (для громадян України), або серію, номер посвідки на постійне проживання, посвідчення біженця, посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту;

-статус (або статуси), пункт і стаття Закону України “Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту”, відповідно до яких статус встановлено (за наявності), а також дату надання та строк дії цього статусу (статусів);

-дату та підставу позбавлення статусу (у разі його позбавлення);

-унікальний електронний ідентифікатор витягу з Реєстру.

Важливо зазначити, що у випадках, коли відомості в Реєстрі за наданими ідентифікаторами не знайдено, сформований витяг з Реєстру міститиме відповідну інформацію про відсутність даних. Аналогічно, у разі підтвердження смерті особи, стосовно якої здійснюється запит, витяг з Реєстру буде містити інформацію про неможливість надання відомостей щодо такої особи.

Отриманий витяг з Реєстру є офіційним документом і може бути використаний на всій території України для підтвердження відповідного статусу особи, що є критично важливим для реалізації соціальних гарантій та прав, передбачених законодавством.