Оцифрування трудової книжки: як самостійно перевести документ у цифровий формат через вебпортал Пенсійного фонду України.

Трудова книжка — це багаторічний офіційний документ, що фіксує ваш професійний шлях: зміну місць роботи, обіймані посади та загальний трудовий стаж. Донедавна вона була основним підтвердженням для нарахування пенсії та різних соціальних виплат. Сьогодні Україна активно впроваджує електронний облік трудової діяльності, що несе низку значних переваг. По-перше, це надійне зберігання даних, унеможливлюючи втрату чи пошкодження паперового аналога. По-друге, це швидкий та зручний доступ до інформації онлайн, а також значне спрощення процедур при оформленні пенсії та інших важливих виплат.

Законодавством України передбачено п’ять років для переведення всіх трудових книжок у цифрову форму. Цей перехідний період триває з 10 червня 2021 року до 10 червня 2026 року. Тому важливо здійснити оцифрування заздалегідь, щоб уникнути можливих незручностей та прискорити процес.

Для онлайн-подачі заяви на оцифрування вашої трудової книжки необхідно виконати кілька простих кроків на вебпорталі Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua):

Крок 1: Авторизація. Зайдіть на вебпортал ПФУ та авторизуйтесь в особистому кабінеті, використовуючи ваш кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Крок 2: Перехід до розділу. У меню порталу знайдіть розділ «Комунікація з ПФУ» та оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».
Крок 3: Заповнення даних. Заповніть необхідні загальні дані про себе та надайте згоду на обробку та передачу ваших персональних даних відповідно до законодавства.
Крок 4: Надсилання документів. Прикріпіть скан-копії всіх необхідних документів, зокрема всіх заповнених сторінок трудової книжки, та натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».

Після успішного опрацювання вашої заяви, з його результатами можна буде ознайомитись у розділі «Мої звернення» на тому ж порталі.

Важливо пам’ятати про вимоги до сканованих копій:

• Усі скановані сторінки трудової книжки слід подавати у хронологічному порядку.
• Зображення мають бути чіткими, щоб було видно весь текст документа та його реквізити: назву, серію та номер, дату видачі, печатки, підписи, а також прізвище, ім’я та по батькові власника та всі записи про трудовий стаж.
• Файли повинні бути збережені у форматах JPG або PDF.
• Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ.
• Рекомендована якість сканування — 300 dpi для забезпечення високої деталізації.
• Назви файлів мають чітко відповідати виду відсканованого документа.