Як самостійно оцифрувати трудову книжку через вебпортал Пенсійного фонду України

Трудова книжка – це офіційний документ, який документує весь ваш професійний шлях: місце роботи, посаду та загальний трудовий стаж. Протягом багатьох років саме вона була основним підтвердженням для нарахування пенсії та інших соціальних виплат. Однак, Україна активно впроваджує перехід на сучасний електронний формат обліку трудової діяльності, що надає низку суттєвих переваг. Електронний облік забезпечує надійне зберігання даних, усуваючи ризики втрати чи пошкодження традиційної паперової книжки. Крім того, він надає швидкий доступ до вашої трудової інформації онлайн та значно спрощує процедури, пов’язані з оформленням пенсії та інших видів соціальних виплат.

Відповідно до законодавства, надано п’ять років для переведення всіх трудових книжок у цифрову форму – цей період триває з 05 лютого 2021 року до 10 червня 2026 року. Тому, щоб уникнути можливих ускладнень та зайвих клопотів у майбутньому, рекомендується здійснити цей процес заздалегідь.

Процедура онлайн-оцифрування трудової книжки:

Для того, щоб подати заяву на оцифрування трудової книжки онлайн, дотримуйтесь наступного алгоритму дій:

Крок 1. Відвідайте вебпортал Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua). Для доступу до вашого особистого кабінету, пройдіть авторизацію за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Крок 2. У меню особистого кабінету знайдіть розділ «Комунікація з ПФУ» та оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».

Крок 3. Заповніть необхідні загальні дані у відповідних полях. Важливо також надати свою згоду на передачу та обробку персональних даних, як цього вимагає процедура.

Крок 4. Прикріпіть скан-копії всіх необхідних документів, включаючи вашу трудову книжку. Після цього натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ», щоб завершити процес подання заяви.

Результати обробки вашої заяви ви зможете переглянути у розділі «Мої звернення» вашого особистого кабінету на порталі.

Важливі вимоги до сканування:

Дуже важливо! Для успішного оцифрування трудової книжки, скановані копії всіх заповнених сторінок мають бути подані в хронологічному порядку та відповідати певним вимогам:

• Зображення повинні бути чіткими, щоб можна було розрізнити весь текст документа та його реквізити: назву, серію та номер, дату видачі, печатки, підписи, а також прізвище, ім’я та по батькові власника. Всі записи щодо трудового стажу також мають бути читабельними.
• Файли повинні бути збережені у форматах JPG або PDF.
• Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ.
• Рекомендована якість сканування – 300 dpi, що забезпечить високу деталізацію.
• Назви файлів повинні точно відповідати виду відсканованого документа.