У зв’язку з тимчасовою окупацією територій України виникають випадки, коли людина не має можливості повторно отримати документи на підтвердження фактів народження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, смерті, оскільки відсутній доступ до паперових носіїв актових записів цивільного стану, які містяться на ТОТ, та відсутні відомості про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.

 Чинним законодавством України передбачена процедура поновлення актового запису цивільного стану, яка врегульована Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» (далі – Закон) та Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання.

Відповідно до статті 23 Закону поновлення  актового запису цивільного стану проводиться відповідним органом державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС) у разі його відсутності, що підтверджується документально.

Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за місцем  його первинного складення.

На підставі поданих заявником  та затребуваних відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України документів та їх аналізу складається висновок  про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану.

 У разі відмови в поновленні актового запису цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану вказуються причини відмови та роз’яснення про можливість оскарження відмови в судовому порядку.

 Особи, які мають право на подання заяви

Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за заявою:

– особи, щодо якої складено актовий запис;

– одного з батьків, опікуна, піклувальника дитини;

– опікуна недієздатної особи;

– спадкоємців померлого;

– представника органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

Чинним законодавством не передбачено норм, що забороняють подачу заяви про внесення змін до актового запису цивільного стану через представника.

Куди звернутися для поновлення актового запису цивільного стану?

Приймання і розгляд заяв про поновлення актових записів цивільного стану належить до компетенції  відділів державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичних представництв і консульських установ України.

Крім того, можна подати заяву шляхом звернення до центру надання адміністративних послуг (ЦНАП).

 Відділ ДРАЦС, ЦНАП, дипломатичні представництва та консульські установи України не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

В умовах воєнного стану, запровадженого в Україні з 24.02.2022, заява  про поновлення актового запису цивільного стану подається до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану, розташованого на підконтрольній українській  владі території.

 Документи, які потрібно подати

Разом із заявою про поновлення втраченого актового запису цивільного стану подаються:

паспорт громадянина України, паспортний документ іноземця або документ, що посвідчує особу без громадянства заявника. У разі подання заяви громадянином України, який постійно проживає за кордоном, пред’являється паспорт громадянина України для виїзду за кордон;

архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву;

документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану;

свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);

інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

Повний витяг з Реєстру про відсутність актового запису цивільного стану додається відділом державної реєстрації актів цивільного стану до поданої заявником заяви.

Документи, складені іноземною мовою, подаються для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку, які залишаються у справах відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву.

Поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, розірвання шлюбу, смерть проводиться тільки за наявності документів , які підтверджують, що відповідний актовий запис був раніше складений в органах ДРАЦС України (свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, його копії, засвідченої нотаріально, відмітки (штампа) про державну реєстрацію акту цивільного стану в паспорті або паспортному документі), або на підставі рішення суду.

Реєстрація актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав підтверджується відповідними легалізованими  у встановленому порядку документами про реєстрацію актів цивільного стану.

Рішення суду  про встановлення факту державної реєстрації акту цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі ДРАЦС за місцем його первинного складання, крім випадку  зберігання запису на тимчасово окупованій території України.

 Особливості подання заяви особою з фізичними порушеннями

Якщо заявником є людина з фізичними порушеннями, що унеможливлюють власноручне підписання ним заяви, вони можуть подаватися без  проставлення таким заявником власного підпису. У такому випадку подання заяви про анулювання відбувається у присутності свідка , залученого відповідним заявником.

 Свідком не може бути залучено особу з частковою чи неповною цивільною дієздатністю, з обмеженою цивільною дієздатністю чи недієздатну особу, а також осіб з числа:

 посадових осіб органу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого звернувся заявник;

другого з батьків у всіх випадках, визначених законодавством, пов’язаних із захистом інтересів дитини;

другого з наречених;

другого з подружжя у разі розірвання шлюбу за заявою подружжя;

осіб, які не можуть прочитати або проставити власний підпис на заяві чи актовому записі цивільного стану.

Якщо заявником є особа з порушенням зору, посадовою особою органу державної реєстрації актів цивільного стану вголос  зачитується текст заяви про анулювання актових записів цивільного стану.

Особа з порушеннями слуху та/або мовлення під час подання заяви про анулювання може залучати перекладача жестової мови, у тому числі в режимі онлайн.

Свідком, перекладачем жестової мови пред’являється паспорт  або паспортний документ.

 Строк розгляду заяви

Питання про поновлення актових записів цивільного стану розглядається у строк, що не перевищує 3 місяців, з дня подання відповідної заяви до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

 За наявності поважних причин цей строк продовжується з письмового дозволу керівника відділу ДРАЦС управління державної реєстрації (за місцем їх подання), але  не більше ніж на 3 місяці.

Дипломатичним представництвом або консульською установою України таке питання розглядається у 6-місячний строк з дня подання до них відповідної заяви.

Юстиція без бар’єрів – ініціатива у межах Національної стратегії зі створення безбар’єрного простору в Україні. Стратегія розроблена за ініціативи першої леді Олени Зеленської.

 Докладніше: https://cutt.ly/6exgof7p

Міністерство юстиції України