Наразі Україна активно впроваджує цифрові технології в усі сфери життя, і система обліку трудового стажу не є винятком. Процес оцифрування трудових книжок є ключовим кроком до створення сучасної, зручної та прозорої системи зберігання даних про трудову діяльність громадян.

Цей перехід від паперових носіїв до електронних трудових книжок має численні переваги як для працівників, так і для роботодавців. Насамперед, це значно спрощує доступ до інформації про страховий стаж, мінімізує ризики втрати чи пошкодження важливих документів, а також автоматизує процеси нарахування пенсій та соціальних виплат.

Що таке оцифрування трудових книжок?
Оцифрування трудових книжок – це процес внесення відомостей з паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Ці дані накопичуються Пенсійним фондом України. Після успішного переведення всіх записів в електронний формат, паперова трудова книжка повертається власнику та зберігається за його бажанням, а всі подальші відомості про трудову діяльність фіксуються виключно в електронному вигляді.

Як відбувається переведення трудових книжок в електронний вигляд?
Існує кілька способів переведення трудових книжок в електронний вигляд. Найпоширеніший – це подача скан-копій документів через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Цей процес може здійснювати як сам працівник, так і його роботодавець.

Для працівника:
1. Зареєструйтесь або авторизуйтесь на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
2. У розділі “Комунікації з ПФУ” оберіть пункт “Відомості про трудову діяльність”.<3. Завантажте скан-копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку. Важливо, щоб кожна сторінка була чітко видимою, читабельною та збережена у форматі PDF або JPG. Рекомендується, щоб розмір кожного файлу не перевищував 1 МБ.
4. Після завантаження перевірте правильність даних і підпишіть звернення за допомогою КЕП.
5. Очікуйте повідомлення про оцифрування трудових книжок. Весь процес може зайняти до п’яти робочих днів.

Для роботодавця:
Роботодавці також можуть подавати відомості про трудову діяльність своїх працівників. Процедура схожа, але подається звіт щодо кожного працівника окремо. Це особливо актуально для великих підприємств, де роботодавець централізовано займається подачею таких відомостей.

Важливість верифікації даних та страховий стаж
Після того, як Пенсійний фонд України оцифрує дані, вони проходять процедуру верифікації. Це означає, що фахівці перевіряють відповідність електронних записів оригінальним даним у паперовій трудовій книжці. Якщо виявлено розбіжності або неточності, працівник може бути повідомлений про необхідність надати додаткові документи для уточнення.

Електронні трудові книжки значно спрощують облік страхового стажу, що є критично важливим для нарахування пенсій. Кожен період роботи, внесений в електронний реєстр, автоматично враховується, усуваючи необхідність збору безлічі довідок при виході на пенсію.

Переваги електронного формату

• Легкий доступ: Можливість переглядати свої дані в будь-який час через особистий кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду.
• Зменшення бюрократії: Відпадає потреба в постійних поїздках до різних інстанцій для підтвердження стажу.
• Прозорість: Всі відомості є чіткими та зафіксованими в єдиній електронній системі.
• Захист від підробок: Цифрові записи складніше підробити, що підвищує їхню надійність.
• Ефективність: Прискорюється оформлення пенсій та інших соціальних виплат.

Таким чином, оцифрування трудових книжок – це не просто перенесення інформації, а суттєва модернізація системи обліку трудової діяльності, яка робить її більш адаптованою до сучасних цифрових реалій. Ця інструкція має на меті допомогти кожному громадянину розібратися у процесі та скористатися всіма перевагами електронних трудових книжок.