26 вересня 2025 року в Хмельницькій області відбувся важливий навчальний захід, спрямований на підвищення кваліфікації та вдосконалення знань посадових осіб, які займаються державною реєстрацією актів цивільного стану. Тренінг провела Тетяна Войтко, начальник відділу ДРАЦС у Хмельницькій області УДР Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ).

Навчання було організовано для посадових осіб виконавчих органів сільських, селищних та міських рад, котрі виконують делеговані повноваження щодо державної реєстрації народження, походження, шлюбу та смерті. Це критично важлива робота для громади, яка вимагає глибоких знань та дотримання встановлених процедур.

Ключовою темою заходу стали вимоги щодо ведення обліку, звітності та зберігання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану. Ці документи є основою для багатьох юридичних процедур та мають бути під надійним захистом.

Що важливо знати про зберігання та облік бланків ДРАЦС?

✔️ Місце зберігання: Бланки свідоцтв повинні зберігатися в безпечних приміщеннях, що забезпечують їхній надійний захист. Це можуть бути сейфи, металеві ящики або вогнетривкі шафи. Приміщення має бути охоронюваним, а вікна – обладнані металевими ґратами. Такий підхід унеможливлює несанкціонований доступ.

✔️ Відповідальність: За належне зберігання бланків несуть відповідальність посадові особи виконавчого органу місцевого самоврядування, а також спеціально уповноважені особи, на яких цей обов’язок покладено розпорядчим документом.

✔️ Одержання: Відповідальна посадова особа отримує бланки у відповідному відділі ДРАЦС за видатковою накладною. Розрахунок потреби в бланках здійснюється, виходячи з очікуваного обсягу роботи, але не більше місячної потреби.

✔️ Облік: Усі бланки мають обліковуватися у спеціальних Книгах обліку бланків свідоцтв за їх видами. Ці книги заповнюються як при отриманні (оприбуткуванні), так і при використанні (витрачанні) бланків.

✔️ Звітність: Виконавчий орган місцевого самоврядування зобов’язаний щомісячно подавати до відповідного відділу ДРАЦС Звіт про витрачання бланків та реєстр виданих бланків свідоцтв. Це забезпечує прозорість процесу.

✔️ Зіпсовані бланки: Якщо бланки були зіпсовані під час заповнення, вони разом зі звітом подаються до відповідного відділу ДРАЦС. Там зіпсовані бланки знищуються шляхом спалення згідно з Актом про знищення бланків свідчень.

Дотримання цих вимог є запорукою забезпечення схоронності бланків, їх належного обліку та запобігання будь-яким зловживанням. Це також свідчить про високий рівень професіоналізму посадових осіб, які працюють у сфері державної реєстрації актів цивільного стану.

Ми дякуємо всім учасникам навчального заходу за активну участь, зацікавленість та прагнення до бездоганної роботи! Ваша відданість справі забезпечує надійність та точність державної реєстрації.