Оцифрування трудових книжок в Україні: що потрібно знати до дедлайну 10 червня 2026 року

З 10 червня 2021 року в Україні запроваджено електронний облік трудової діяльності. Відповідно до Кодексу законів про працю, дані про стаж та заробітну плату вносяться до Реєстру застрахованих осіб, який функціонує з 1998 року. Для оцифрування паперових трудових книжок було встановлено п’ятирічний перехідний період, який завершується 10 червня 2026 року. До цієї дати роботодавці та працівники можуть подати скан-копії документів до територіальних органів Пенсійного фонду для оцифрування.

Однак через війну, переміщення підприємств, втрату архівів та інші ускладнення значна частина трудових книжок залишається неоцифрованою. Станом на 1 червня 2026 року в Кіровоградській області подано відомості про 152 тисячі працівників (84% від середньооблікової чисельності). З них оцифровано 100,3 тисячі (55,5%), а 51 тисяча (28%) перебувають у стадії обробки.

Після 10 червня 2026 року слід врахувати таке:

1. Відсутність оцифрованої копії не призведе до втрати стажу.
2. Пенсійний фонд продовжить приймати скан-копії для оцифрування й після дедлайну.
3. Подати документи можна через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг ПФУ або безпосередньо до сервісних центрів.
4. Оцифрування здійснюється в порядку черговості, але пріоритет мають документи, подані при призначенні пенсії.
5. Контролюйте статус звернення в особистому кабінеті. Статуси “В роботі” або “На контроль ЕТК” означають, що документи прийнято, повторно подавати не потрібно.
6. Якщо звернення отримало статус “Відхилено” або “Скасовано виконання”, необхідно усунути помилки та подати знову.
7. Законодавство не передбачає відповідальності за неподання скан-копій до завершення перехідного періоду.

Таким чином, оцифрування трудових книжок є важливим, але не критичним процесом. Головне – своєчасно подати документи, щоб уникнути можливих проблем у майбутньому.

Володимир Іщенко,
начальник управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області